Что такое завершение проекта

Лекция 11. Завершение проекта

Завершение проекта – это не просто его окончание в связи с достижением цели. Завершение проекта требует определенных затрат времени и ресурсов, поэтому эти действия нужно включить в план. Менеджер должен проконтролировать завершение проекта и подчистить все хвосты, протестировать готовый продукт и убедиться, что заказчик сможет им воспользоваться. То есть, мало получить результаты, нужно представить готовый продукт заказчику и научить пользоваться им.

Цели завершения проекта:

· Получение заказчиком всех результатов проекта.

· Закрытие всех договорных отношений с заказчиком и другими участниками (проектировщиками, подрядчиками, поставщиками).

· Передача дел (результаты проекта, документация, аппаратное обеспечение и др.) заказчику либо команде сопровождения.

· Освобождение из проекта персонала.

· Анализ и формирование документации с описанием результатов проекта.

Завершение договорных обязательств – достаточно сложный процесс, который включает несколько стадий:

– Проверка финансовой отчетности заказчика проекта и руководителя проекта, сравнение с проектной сметой, выявление нецелевых расходов или неосвоенных средств. Неосвоенные средства передаются заказчику, либо если платежи делал сам заказчик, то он информируется о том, что средства больше не понадобятся.

– Выявление и завершение невыполненных обязательств. Возможные случаи брака и недоделок исправляются по взаимному согласованию, либо урегулируются выставлением штрафа или неустойки. Для этого заказчик составляет претензию.

– Ввод в эксплуатацию. Способы передачи в эксплуатацию зависят от самого продукта. Иногда его можно просто сдать заказчику, а иногда требуется его внедрение. Заказчик должен быть готов к получению продукта, в этом нужно убедиться. Иногда бывает необходимость интегрировать результаты, обеспечить совместимость с другими элементами производства.

– Обучение персонала. Иногда требуется, иногда нет. Если результатом проекта является новая компьютерная программа, то конечно, необходимо обучить персонал заказчика работе с нею. Если результатом является отремонтированный офис, то едва ли кого-то придется обучать.

– Гарантийное обслуживание. Условие о гарантийном обслуживании закладывается в договоре. Но в любом случае, в течение какого-то разумного периода времени клиентская поддержка понадобится, эти сроки обычно оговариваются с заказчиком.

– Подготовка итогового отчета.

Освобождение из проекта персонала происходит в том случае, если вы уверены, что члены команды завершили всю работу и выполнили все задачи. Главное здесь не сроки, а выполнение объема работы. Высвобождаются те работники, в чьи обязанности не входит тестирование и внедрение продукта, или оказание клиентской поддержки. Поэтому высвобождать персонал можно постепенно, по мере того, как их задачи оказываются полностью выполненными.

Следует также вернуть арендованное имущество, освободить помещения, предоставленные на время реализации проекта, ликвидировать малоценные информационные и технические материалы, например, наброски, промежуточные планы, предварительные расчеты и т.п.

В конце концов, необходимо проанализировать осуществление проекта и сделать выводы. Это нельзя откладывать на неопределенное будущее, когда будет свободное время, а следует сделать сразу, пока детали не забылись. Особенно это важно, если вы планируете и в дальнейшем заниматься проектной деятельностью. При анализе нужно ответить на следующие вопросы:

· Какую практику следует тиражировать? Для этого нужно проанализировать, что в проекте получилось хорошо, а что не очень, что имеет смысл повторить в новом проекте.

· От чего следует отказаться? Это то, что дало плохие результаты, и чего вы не станете повторять в дальнейшем.

· Что нужно будет обязательно делать в новых проектах? Это упущенные возможности – то, что не было сделано в проекте и что, как теперь понятно, следовало сделать.

· Есть ли что-то еще, что вы узнали и что следует запомнить.

К анализу полезно привлечь членов команды, а по возможности и заказчика. Вполне вероятно, что от вас ускользнули какие-то аспекты работы, коллективный анализ и учет точек зрения всех сторон поможет восполнить пробелы.

Завершение работ по проекту может происходить в ситуации, когда специально созданные в его рамках материальные или нематериальные ценности не могут быть эффективно использованы для каких-то иных целей. Проблемы такого рода особенно характерны для проектов, предполагающих специализированное капитальное строительство и имеющих большие масштабы. В результате мы сталкиваемся с явлением, которое называется «руины проектов».

После проведения зимних Олимпиад в Лиллехаммере (Норвегия), Саппоро (Япония), Лейкплесиде (США) там остались без употребления огромные спортивные комплексы. Они неудобно расположены, и их невыгодно использовать для соревнований меньшего масштаба. Другое же назначение построенным сооружениям придать довольно трудно. Подобным образом Всемирные выставки в Севилье (Испания) и Лиссабоне (Португалия) оставили после себя сооружения, которым не могут найти должного применения.

На столь крупных материальных объектах слишком очевидна непродуманность последующей их эксплуатации. Но проблема «руин» проектов касается проектов самых разных масштабов.

Например, в начале 90-х годов в России немало было «руин» бывших пионерских лагерей, которые были брошены их бывшими организаторами (главным образом в этом качестве выступали профсоюзы и комсомол, ушедшие с арены общественной жизни). Корпуса таких лагерей чаще всего не подходили для целей отдыха состоятельных россиян, бедными такой отдых был просто не по карману, и они растаскивались на стройматериалы. Выращенные пионерами сады вырубались. Все приходило в запустение.

Проблему «руин» надо видеть и в тех проектах, где перепрофилирование материальных ценностей, оставшихся после завершения проекта, не представляет трудностей. Например, «телефон доверия» легко может быть демонтирован, однако утрата этого проекта для тех, кто обращался к его поддержке в трудной жизненной ситуации, не восполняется другими средствами. Здесь также можно говорить о «руинах» проекта, хотя они не имеют материальной формы.

Бывают также незавершенные и неосуществленные проекты.Не все проекты, положенные на бумагу, переходят в стадию реализации «в материале». Немало проектов, осуществление которых было начато, по разным причинам не было завершено. Это естественное явление, и было бы менее естественным, если бы все проекты осуществлялись.

Причины неудач проектов частью проистекают из самой их сущности, а именно из того, что они предполагают решение тех или иных задач в условиях ограниченности ресурсов. Но есть, разумеется, и причины субъективного плана — как недостаточная готовность инициаторов проекта вести дело практически, так и недостаточная готовность людей принимать предлагаемый проект в качестве «своего» и полезного для общества.

Тем не менее, многие незавершенные и неосуществленные социальные, культурные, строительные, инженерные и другие проекты становятся важными элементами социокультурной среды, оказывают воздействие на направление творческой деятельности, на умонастроения людей.

Такие проекты тоже необходимо анализировать, для того чтобы учесть допущенные ошибки и в будущем не совершать их.

Успешное завершение проекта можно отметить небольшим праздником для команды. Это позволит пообщаться в неформальной обстановке, сгладить какие-то шероховатости, если они были, а главное, публично отметить работу всех участников и выразить благодарность за работу.

ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

эксплуатационные испытания; итоговый отчет; закрытие контрактов; программные продукты по управлению проектами.

Фаза завершения проекта

Закрытие проекта – это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это.

Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Это следующие процедуры, необходимые для административного завершения проекта:

– действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта;
– действия и операции, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и (или) операционную деятельность;
– операции, необходимые для сбора документов проекта или фазы, проверки успешности или неудачи проекта, аккумулирования полученных знаний и архивирования информации по проекту для будущего использования организацией.

Главная цель этой фазы – проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.

Цель проведения эксплуатационных испытаний – получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в результате выполнения работ но проекту. В ходе эксплуатационных испытаний выявляются фактические эксплуатационные характеристики работы оборудования, которые подтверждают или опровергают правильность выбранной технологии.

Эксплуатационные испытания включают:

– сравнение эксплуатационных характеристик проекта с запланированными показателями;
– выявление расхождений между запланированными и реальными показателями;
– определение причин выявленных расхождений;
– разработку мероприятий по устранению обнаруженных расхождений;
– организацию работ по устранению расхождений.

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком.

Гарантийное соглашение обеспечивает защиту прав обеих сторон и включает следующие пункты:

– проверка соответствия проекту установленного оборудования;
– наблюдение за испытаниями, началом работ и вводом в эксплуатацию;
– определение соответствия исходного сырья, используемого в процессе испытаний;
– определение времени и условий проведения испытаний;
– установление в процессе испытаний соответствия смонтированного оборудования его паспортным данным;
– устранение несоответствий проекту.

По результатам испытаний составляется отчет, включающий:

– наименование, адрес и местонахождение предприятия, в котором проводятся испытания;
– название технологического процесса, подтверждающего испытания;
– цель испытания;
– сравнение фактических и запланированных результатов;
– рекомендации и решения.

К отчету прилагаются ежедневные данные о проведении испытаний.

Результаты испытаний являются основанием для передачи ответственности от подрядчика к заказчику в период сдачи-приемки готовых объектов.

На фазе завершения результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение или должным образом законсервированы для дальнейшего использования. Не должно оставаться “зависших” работ по проекту. Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников.

Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Цель – сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения работ и управления проектами.

Все проекты и в особенности те, которые закрываются досрочно вследствие заведомого недостижения поставленных целей, должны завершаться итоговым отчетом, который должен содержать следующую информацию:

– описание достигнутых в результате реализации проекта результатов;
– описание дополнительных (незапланированных) полезных результатов, если таковые были получены. Это особенно характерно для инновационных проектов, где получение таких результатов может стать толчком для развития нового направления исследований, открытия новых рынков;
– результаты выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции;
– определение и анализ факторов (событий), положительно повлиявших на ход выполнения проекта;
– определение и анализ факторов, отрицательно повлиявших на проект;
– уроки проекта – как можно было бы избежать негативных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета проекта;
– предложения по улучшению процесса управления проектом;
– организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;
– материалы, которые могут быть использованы при реализации других проектов.

Окончательный вариант итогового отчета предоставляется участникам и стейкхолдерам проекта.

Завершающие операции направлены на повышение эффективности следующих проектов – как экономической (доходность инвестиций), так и организационной и технологической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организационную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.

ЗАВЕРШЕНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

Завершение проекта — это группа процессов, включающая оценку и приемку-передачу результатов проекта заказчику, передачу завершенного продукта другим лицам или закрытие остановленного проекта, анализ выполнения работ по проекту, а также разрешение спорных вопросов между участниками проекта. На данном этапе происходит формальное завершение всех операций проекта или фазы проекта.

Управление завершающими процессами проекта можно условно разделить на два направления: закрытие проекта и закрытие контрактов:

1) закрытие проекта представляет собой процесс, необходимый для завершения всех операций всех групп процессов, чтобы формально закрыть проект или фазу проекта;
2) закрытие контрактов — это процесс, необходимый для завершения и урегулирования каждого контракта, в том числе завершения действующих контрактов и закрытия каждого контракта, затрагивающего проект или фазу проекта.

Закрытие проекта.

При закрытии проекта менеджер проекта рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей.

Процессы завершения проекта не всегда носят однозначный характер, например закрытие проекта может быть осуществлено досрочно, до окончательного выполнения всех операций, поэтому можно выделить несколько сценариев завершения проектов:

1) нормальное завершение, когда проект завершается в соответствии с контрактами, его результаты передаются заказчику в установленные сроки, в оговоренном объеме и содержании и надлежащего качества и проводятся итоговые финансовые взаиморасчеты;
2) досрочное завершение проекта может иметь место по двум причинам: либо сроки отдельных процессов или всего проекта рассчитаны неверно, либо управляющий проектом пропускает некоторые этапы реализации проекта. Как правило, досрочное завершение проекта негативно сказывается на результате и достижении цели проекта;
3) долгосрочное завершение предполагает постоянные задержки по причинам незапланированных изменений или под воздействием факторов внешнего и внутреннего окружения;
4) форс-мажорное завершение имеет место, когда проект не может быть выполнен в результате обстоятельств, не зависящих от исполнителя и заказчика.

Ликвидация проекта до достижения его цели и получения конечного результата может быть следствием неверных расчетов по проекту, нехватки средств для продолжения проекта, невыполнения обязательств участниками проекта, нарушения коммуникационных связей между участниками и пр. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий. В случае ликвидации проекта возможны приемка-передача частичных результатов проекта или их продажа на аукционе.

Завершение проекта предполагает осуществление всех формальных процедур, предусмотренных стандартом, для законной передачи документации проекта пользователю после исполнения всех задач проекта и достижения всех целей. Таким образом, завершение проекта предполагает как завершение всех задач проекта, так и разрешение всех спорных вопросов, оформление документации проекта и сдачу ее в архив [1] .

Графически процесс завершения проекта представлен на рис. 3.29 в виде групп операций.

Инициатором завершения проекта выступает заказчик, который в идеале должен получить все результаты от реализации проекта, обозначенные на начальных этапах проектирования.

На стадии завершения проекта действия управляющего проектом носят скорее административный, чем технический или экономический характер и включают в себя следующий набор взаимосвязанных процедур и операций:

• действия и операции, необходимые для удовлетворения критериев завершения проекта;
• действия и операции, необходимые для передачи результатов проекта;
• сбор, проверка и анализ документов проекта или его отдельных фаз, определение сущности проекта по его завершении (успех или неудача проекта), накопление информации и архивирование знаний для будущего использования.

Проверка результатов проекта может быть осуществлена на основе эксплуатационных испытаний, цель которых — получить точные данные, характеризующие уровень результатов, достигнутых после реализации проекта.

Эксплуатационные испытания включают в себя:

• сравнение фактических показателей проекта с запланированными;
• выявление отклонений от плановых значений по каждому анализируемому показателю;
• определение причин выявленных отклонений;
• разработку мероприятий по устранению выявленных недостатков;
• организацию работ по устранению несоответствий.

Рис. 3.29. Операции после завершения проекта 1

Требования к проведению эксплуатационных испытаний определяются гарантийными соглашениями между поставщиками и заказчиком, цель которых — правовая защита прав обеих сторон. 1 [2]

По результатам испытаний составляется отчет, в нем указываются:

• наименование, адрес и местонахождение предприятия, в котором проводятся испытания;
• название технологического процесса, подтверждающего испытания;
• цель испытания;
• сравнение фактических и запланированных результатов;
• рекомендации и решения. К отчету прилагаются ежедневные данные о проведении испытаний.

Результаты испытаний являются основанием для передачи полномочий от исполнителя проекта к заказчику в период приемки результатов проекта.

Все результаты проекта на стадии его завершения должны быть либо переданы в производство, либо «заморожены» для его последующего использования, т.е. все процессы проекта без исключения должны быть завершены, кроме того, все участники проекта должны быть проинформированы о завершении проекта и освобождены от своих обязанностей по завершенному проекту.

Вторая важная задача, которая должна быть решена на данном этапе, — реализация обратной связи проекта. Это необходимо для того, чтобы сохранить результаты, знания и опыт, накопленные, созданные или приобретенные в рамках проекта для более эффективного и качественного осуществления подобных проектов в будущем.

Все проекты и особенно те, которые закрыты досрочно, должны быть оформлены итоговым отчетом, который, как правило, включает следующую информацию:

• описание достигнутых результатов проекта;
• описание дополнительных (внеплановых) выгод и результатов, если таковые были получены, что особенно актуально для инновационных проектов;
• результаты намеченных целей по качеству проекта и его продуктов;
• определение и анализ факторов (событий), положительно повлиявших на ход реализации проекта;
• выявление и анализ факторов, которые негативно влияли на проект;
• описание действий, которые можно было провести для устранения негативных моментов, возникавших в ходе реализации проекта;
• предложения по совершенствованию процесса управления проектами;
• организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;
• материалы, которые могут быть использованы для других проектов [3] .

Окончательный вариант итогового отчета должен быть доступен для всех участников проекта.

Основные этапы и методы завершения проекта

Закрытие проекта – это процесс официального завершения всех операций проекта. При закрытии проекта менеджер рассматривает всю предыдущую информацию, полученную во время закрытия предыдущих фаз, позволяющую удостовериться в том, что все работы по проекту завершены, и проект достиг своих целей. Так как содержание проекта определяется планом управления проектом, менеджер проекта производит анализ данного документа, чтобы удостовериться, что проект фактически завершен, перед тем как формально констатировать это.

На фазе завершения действия менеджмента носят, скорее, административный, чем технический или экономический характер. Главная цель этой фазы – проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Проверка результатов проекта может осуществляться на основе эксплуатационных испытаний.

Основные этапы фазы завершения проекта

Решение об окончании проекта принимается в двух случаях:

–после выполнения всех работ по проекту;

–в результате решения о прекращении работы на любом этапе, если будет показана неэффективность дальнейшего продолжения работы.

Примечание: работа над проектом может быть приостановлена, если потребуется изменить задание и скорректировать планово-финансовые документы.

Фаза завершения проекта включает в себя следующие этапы:

–проведение испытаний (контрольных, эксплуатационных, приемосдаточных, имитационных). Иногда название испытаний обобщаются и определяются одним термином – приемо-сдаточные. Это название точнее определяет суть этапа т.к. в результате проведения испытаний подтверждаются основания для передачи ответственности за результаты работы от исполнителей к заказчику;

–сдача проекта по акту;

–утверждение отчета по финансовым документам.

Целью проведения различного вида испытаний является получение данных,

характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе проведения проектных работ. Содержание, график проведения, временной интервал проведения, объем испытаний и условия, в которых проводятся испытания, как правило, утверждаются приемной комиссией, в состав которой входит разработчик, заказчик и независимые эксперты.

Обычно содержанием испытаний являются следующие действия:

1.Сравнение запланированных требований с реально достигнутыми.

2.Выявление расхождений между запланированными требованиями и достигнутыми.

3.Определение причин выявленных расхождений и их оценка.

4.Разработка мероприятий по устранению обнаруженных расхождений в случае, если расхождения могут быть устранены в рамках имеющегося научно – технического потенциала и финансовых возможностей во время работы комиссии.

5.Если для устранения обнаруженных расхождений необходимо время, то работа комиссии прекращается, расхождения устраняются и проводятся повторные испытания.

Однако несмотря на то, что цели приемосдаточных испытаний очевидны, при анализе их результатов приходится встречаться с целым рядом неопределенностей, а именно: сравнивать представляется возможность только те параметры, для которых разработана контрольно-измерительная аппаратура, например, технические характеристики спроектированных материальных объектов, механизмов и машин. К сожалению, в большинстве встречающихся на практике случаев искомые требования в численном виде определить не представляется возможности. Для их оценки необходимо приводить математические или логические обоснования. Например: как проверить сейсмоустойчивость спроектированного здания (не взрывать же рядом бомбу) или качество его элементов: стен, внутренних перегородок, фундамента; эффективность передачи (приватизации) объекта собственнику, эффективность передачи ЖКХ энергетикам.

Что же является критерием приемо-сдаточных испытаний? Их целесообразность очевидна, когда ожидаются строго определенные конечные результаты. Об их однозначности можно говорить только в применении к материальным объектам, не включающим в себя человеческий фактор. Для проектов, где человек или объединение людей являются одним из элементов проектируемой структуры, любое испытание будет носить элементы вероятности. Здесь даже при идеально выполненном проекте неподготовленный элемент системы может «смазать» конечный результат. Часто бывает практически неразрешимой задачей заставить человека действовать в «ситуации будущего с будущим отношением к внешним, не совсем определенным воздействиям».

Нередко встречаются ситуации, когда проводить приемосдаточные испытания нецелесообразно как с технической, так и с экономической стороны. Одной из распространенных причин является отсутствие достаточного количества сырья, сложность его получения, нежелание тратить время на испытания из-за потери темпа внедрения проекта в жизнь. На помощь приходят испытания на имитационных моделях. Преимущества этого подхода к испытаниям очевидны. Можно не только проводить испытания во времени, но и в любой момент можно остановить испытания, вернуться назад и проводить последующие исследования при измененных начальных или граничных условиях. Для подавляющего числа проектов этот подход является единственным допустимым видом испытаний. Например, анализ созданных новых рыночных структур, социально-экономи- ческих систем, экологических проектов.

Трудно проверяемым параметром является эффективность и рентабельность, которую можно получить при замене одной системы (существующей) на другую (спроектированную). Здесь кроется заметное количество разногласий между заказчиком и исполнителем. Связано это с тем, что исполнитель представляет на испытания «выстраданный» проект, его действия при опытной работе высоко профессиональны. В службах заказчика таких специалистов нет. Более того, у сотрудников службы заказчика часто «нет большого желания и рвения внедрять новое», повышается качество, например, за счет различного вида новаций. Даже в простейшем случае – строительстве жилого дома – мало кто из новоселов вспоминает о строителях добрым словом, недоделок может хватить на дополнительный проект.

Отмеченные недостатки (нестыковки) таят в себе скрытые опасности – накладывают ограничения на степень востребованности разработанного проекта инфраструктурой. Можно много привести примеров, подтверждающих это утверждение. Например, в Нижегородской области в 1990-х гг. был выполнен ряд перспективных проектов: реформирование сельскохозяйственного сектора (программа «ЗЕРНО»), конверсия оборонных предприятий, программа духовного развития Нижегородской области. По задумке они своевременны, однако из-за непрофессиональности исполнителей, выполнялись автономно, абсолютно не стыковались с другими программами и имеющимися административными структурами и поэтому, естественно, кроме больших затрат привели к недоверию к идеям проведения реформ, потере темпов развития и прежнего статуса области.

По результатам испытаний объекта или его имитационной модели составляется отчет в соответствии с установленными формами. В зависимости от разной ведомственной принадлежности формы могут отличаться друг от друга. В содержательную часть включаются: обоснование и цели проводимых испытаний, фактические и запланированные результаты, результаты и рекомендации, перечень прилагаемых документов. Документация должна быть достаточной для проведения последующих работ по внедрению разработанного проекта. Объем документации зависит от размеров задач и составляется в соответствии с ГОСТами соответствующих ведомств.

Заключение

1) нормальное завершение, когда проект завершается в соответствии с контрактами, его результаты передаются заказчику в установленные сроки, в оговоренном объеме и содержании и надлежащего качества и проводятся итоговые финансовые взаиморасчеты;

2) досрочное завершение проекта может иметь место по двум причинам: либо сроки отдельных процессов или всего проекта рассчитаны неверно, либо управляющий проектом пропускает некоторые этапы реализации проекта. Как правило, досрочное завершение проекта негативно сказывается на результате и достижении цели проекта;

3) долгосрочное завершение предполагает постоянные задержки по причинам незапланированных изменений или под воздействием факторов внешнего и внутреннего окружения;

4) форс-мажорное завершение имеет место, когда проект не может быть выполнен в результате обстоятельств, не зависящих от исполнителя и заказчика.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Telegram и логотип telegram являются товарными знаками корпорации Telegram FZ-LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Завершение проекта

Завершение проекта – это формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Обычно проект считается завершенным после того, как состоялась официальная передача его результатов клиентам. Но не у всех проектов есть такая четкая граница между клиентом и исполнителем. Но в любом случае деятельность по реализации проекта прекращается.

Работа над проектом также прекращается, если проект терпит крах, т.е. от выполнения проекта отказываются, и деятельность по проекту сходит на нет. Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации. Выход из проекта является вынужденным, но необходимым решением в условиях снижения эффективности реализации проекта. Одновременно с принятием решения о выходе из реального инвестиционного проекта должно приниматься решение о возможных формах реинвестирования капитала.

Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:

− отказ от реализации проекта до начала исполнения проекта;

− продажа частично реализованного проекта в форме незавершенного продукта проекта;

− продажа продукта проекта на стадии его эксплуатации;

− привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постороннего капитала с минимизацией своего паевого участия;

− раздельная продажа основных видов активов реализуемого проекта.

И в том и в другом случае остаются дела, которые должны быть сделаны. Но энтузиазм команды уже прошел, члены команды ждут возвращения к своим обязанностям или к другим проектам, или находятся в подвешенном состоянии, не зная, что им уготовано в будущем. Тем не менее, работу доделывать необходимо. Ситуация часто осложняется тем, что руководитель проекта и его ведущие специалисты переходят на другой проект и передают свои полномочия менеджерам поменьше. В этих условиях управлять проектом становится гораздо сложнее.

Поэтому заключительный этап часто представляет собой даже более сложную задачу, нежели начальный этап жизненного цикла проекта. Длительность завершающего этапа зависит от общей продолжительности проекта и внимательности каждого члена команды. Руководитель должен поддерживать целеустремленность команды и неуклонно вести проект к завершению. Для этого он должен направлять внимание команды на значение результатов проекта для компании и самой команды и ее членов.

В этих условиях необходимо отслеживать следующие основные моменты:

1. Выполнение оставшихся работ и создание учетной информации по ним;

2. Наличие ресурсов на оставшихся работах и их качество;

3. Соблюдение условий контрактов;

4. Вопросы, связанные с оборудованием: оно должно быть распродано, возвращено владельцам или поставлено на хранение;

5. Вопросы, связанные с участниками команды: кого и куда передать, кем кого заменить и прочие вопросы, т.к. по окончании любого проекта его команда должна быть распущена.

Операции по завершению проекта должны планироваться на этапе создания иерархической структуры работ проекта и должны быть профинансированы так же, как и любой другой этап проекта. Проконтролировать наличие таких операций в ИСР должен заказчик. Если он этого не сделал, то финансирование операций завершения должно ложиться на него. Но это не всегда в интересах заказчика. Поэтому необходимо всегда помнить о необходимости завершения проекта. Резкое и незапланированное завершение проекта приводит к появлению пробелов в информации и подрывает доверие клиентов к команде проекта и к результатам проекта.

В ходе завершения проекта вся информация по нему должна быть переведена в разряд архивной. Достигнутые результаты должны быть документально зафиксированы и утверждены. Вся необходимая информация должна быть передана потребителю проекта (заказчику), т.к. именно он будет дальше работать с результатами проекта. Обязательно должны быть соблюдены вопросы секретности информации.

Завершение проекта сопровождается двумя основными процессами. Первый процесс – административное завершение – это подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта. Административное завершение не должно откладываться до полного завершения проекта, а должно проводиться по фазам проекта, чтобы не допустить потери важной и полезной информации. Выходами процесса административного закрытия являются архивы проекта, закрытие проекта и документ с накопленными знаниями. Архив проекта содержит полный набор структурированных документов проекта, подготовленных к архивации соответствующими сторонами.

При создании архива все специализированные проектные или программные исторические базы данных, относящиеся к проекту, должны быть обновлены. Если проект исполнен по контракту, или если осуществлялись значительные закупки, особое внимание следует обратить на архивацию финансовых документов. Закрытие проекта представляет собой подтверждение того, что проект удовлетворил все требования потребителя проекта по продукту проекта. Документ с накопленными знаниями является важнейшим документов при завершении проекта. Это документ, содержащий все достоинства и недостатки выполненного проекта. А также содержащий все проблемы, возникавшие в проекте и способы их решения. Часто такой документ сопровождается т.н. журналом проблем проекта.

Второй основной процесс, сопровождающий завершение проекта – это закрытие контрактов, т.е. подтверждение выполнения условий контрактов или их досрочное закрытие, включая разрешение всех возникших споров. Положения и условия контракта могут предписывать проведение специальных процедур для закрытия контрактов. Преждевременное прекращение контракта является специальной формой закрытия контрактов.

Входом для процесса закрытия контрактов является контрактная документация, включающая, в частности:

– собственно контракт со всеми прилагаемыми календарными графиками, запросами и утвержденными изменениями контракта;

– вся разработанная поставщиком техническая документация;

– отчеты поставщика по исполнению;

– финансовая документация (счета-фактуры, подтверждения платежей) и результаты проводившихся инспекций.

Закрытие контрактов производится методом контрактного аудита. Контрактный аудит – это структурированное описание процесса контрактации от планирования контрактов до управления их исполнением. Целью такого аудита является определение достижений и ошибок, которые следует учитывать в других контрактах данного проекта или организации. В результате процесса лицо или организация, ответственные за закрытие контрактов должны предоставить заказчику письменное уведомление о завершении контракта, а полный набор структурированных документов контракта должен быть подготовлен для включения в архивы проекта.

По завершении проекта должна быть проведена его постпроектная оценка, в результате которой должно быть выяснено следующее: оправдан ли перерасход средств или изменение планов, и были ли методы управления оптимальными. Постпроектная оценка производится по инициативе клиента и может проходить в течение нескольких месяцев после официального завершения проекта. Проведение постпроектной оценки может быть поручено третьей стороне. По результатам постпроектной оценки всегда составляется детальный отчет. Проведение такой оценки часто называют извлечением уроков из проекта.

Читайте также: Что такое суфле в торте

Особое внимание при завершении проекта следует уделять тому, как члены команды проекта (индивидуально или в группах) будут высвобождаться, когда отпадает необходимость их использования в проекте. Своевременно должны бать разработаны соответствующие процедуры переназначения. Эти процедуры должны уменьшать издержки с помощью снижения или исключения тенденции притворяться работающим с целью заполнения времени между предыдущим и следующим назначениями. Также они должны повышать моральное состояние, уменьшая или исключая неопределенность в отношении будущей занятости. Процедуры уведомления менеджеров других проектов о доступности членов команды проекта для работы в других проектах разрабатываются и отражаются обычно в плане обеспечения проекта персоналом.

Завершение проекта. Заключительные действия. Часть 8

Данная статья – продолжение нашей большой статьи по управлению проектами. Чтобы начать читать сначала, пожалуйста, перейдите по этой ссылке .

Как получить подтверждение клиента
Документация извлеченных уроков
Как подготовить отчет о завершении проекта
Закрытие и передача проекта

Когда результаты вашего проекта получены, вы можете подумать, что проект завершен, но у вас есть несколько действий, которые нужно выполнить, прежде чем вы сможете назвать проект выполненным.

Самая важная часть процесса закрытия – это заставить клиента согласиться с тем, что проект успешно завершен. Получите согласие в письменной форме. Проведите встречу, чтобы клиент и заинтересованные стороны могли подписать форму принятия выполненных работы.
Следующий заключительный шаг – задокументировать уроки, извлеченные в ходе проекта. Вы можете повысить эффективность будущих проектов, определив, что сработало хорошо, а что нет и как можно было бы сделать лучше.
Подготовьте окончательную документацию и отчет о завершении проекта, который подводит итоги выполнения проекта.
Подпишите все окончательные документы, заархивируйте информацию о вашем проекте, чтобы другие могли иметь к нему доступ и подготовьте вашу проектную команду к следующему заданию.

Теперь пройдемся по пунктам немного подробнее.

Как получить подтверждение клиента

Проект незавершен, пока об этом не говорит заказчик, но это не значит, что заказчик может продолжать просить вас сделать больше. Во время закрытия вы используете критерии успеха, разработанные во время инициации и планирования , чтобы доказать, что проект завершен.

Во время инициации и планирования вы должны задокументировать результаты проекта и определить четкие и поддающиеся количественной оценке критерии успеха. Вы работаете с заказчиком и другими заинтересованными сторонами над разработкой тестов, чтобы продемонстрировать, соответствуют ли результаты поставленным задачам.

Вы также документируете процедуры для выполнения этих тестов. Приемочные испытания также могут включать выполнение различных презентационных задач. После успешного завершения приемочных испытаний проведите короткое, но важное совещание, чтобы убедить клиента и любые другие заинтересованные стороны подписать документ, подтверждающий, что результаты завершены и они успешны.

Документация извлеченных уроков

В каждом проекте что-то идет хорошо, а что-то не очень. Не позволяйте этому опыту пропасть зря. Выявляя и документируя извлеченные уроки, вы фокусируетесь на повторении своих успехов и улучшении своих результатов. Существует несколько методов, позволяющих получить эту важную информацию от членов вашей команды.

Во-первых, назначьте время для регулярных встреч по извлеченным урокам (раз в несколько недель). Не ждите окончания проекта, чтобы спросить о них, так как со временем детали забываются и реальные примеры начинают искажаться.
Во-вторых, сохраняйте позитивные и продуктивные встречи . Начните с того, что прошло правильно. Попросите каждого человека дать совет или методику, которые помогли им в их работе, например, что сэкономило им больше всего времени или какая самая сложная задача, которую они решили, и как они это сделали.
В-третьих, переходите к урокам из проблем, с которыми столкнулись сотрудники. Задавайте вопросы о проблемах в положительном ключе, например, «что бы вы сделали по-другому в следующий раз?».
В-четвертых, дайте людям возможность быть открытыми и честными. Попробуйте планировать встречи без менеджеров. Подумайте о включении анонимного метода для отправки извлеченных уроков, например, ящика для предложений.
В-пятых, задокументируйте извлеченные уроки. Например, поместите их в записную книжку проекта, но вы также можете создать веб-страницу с часто задаваемыми вопросами, советами и приемами или базу знаний. Таким образом, каждый в вашей компании может узнать то, что уже знает ваша проектная группа.

Сделав извлеченные уроки важной частью вашего процесса, вы даете своей организации возможность учиться и расти с каждым новым проектом.

Как подготовить отчет о завершении проекта

Отчет о завершении проекта подводит итоги проекта в кратком информативном документе: что сделал проект, как он это сделал, и насколько хорошо он прошел. Отчет начинается с краткого описания проекта и того, был ли проект успешным. Краткое изложение проекта освещает основные моменты. Получил ли проект то, что предполагалось? Завершился ли он вовремя и в рамках бюджета? Если нет, то почему?

Затем включите информацию, которой вы хотите поделиться с другими, например, о значительных изменениях, проблемах, извлеченных уроках или рисках. Например, если в проекте не было выполнено все, что указано в заявлении о содержании, определите объем, который не был выполнен.

Что касается рисков, опишите, как вы с ними справились, и каков результат. Вы также можете указать на возникшие риски, которые не были определены в первоначальном плане управления рисками, чтобы другие не упустили их в будущем.

Еще один раздел, который следует включить – это эффективность вашей практики управления проектами. Как и в случае с извлеченными уроками, вы можете описать, что сработало хорошо и как вы планируете по-другому управлять в будущем. Таким образом, ваш опыт будет полезен для других проектов.

Не забудьте указать окончательную стоимость и дату завершения всего проекта. В зависимости от заинтересованных сторон вы можете включить стоимость основных частей проекта, отклонения в стоимости, окупаемость инвестиций и другие финансовые показатели. Если проект был завершен намного раньше или значительно позже, укажите отклонения от ваших первоначальных дат и причины.

Важно заархивировать подробную информацию о вашем проекте. Электронное архивирование информации упрощает поиск в будущем. В зависимости от технологии, доступной в вашей компании, вы можете хранить файлы проекта на сетевом диске, в базе данных или в системе управления документами. Как только вы подготовите отчет о закрытии и уберете информацию о вашем проекте в его архив, вы будете готовы к закрытию проекта.

Закрытие и передача проекта

В самом конце проекта у вас есть несколько скучных, но важных действий, которые нужно совершить.

Закройте подписанные вами контракты. Если ваш проект включал контракт с заказчиком, подписи в форме согласия клиента являются ключом к соглашению о том, что контракт завершен. В зависимости от условий контракта, у вас может быть несколько других обязанностей, например, поддержка результатов проекта или выполнение последующих действий через несколько месяцев. Если вы заключаете контракты с поставщиками или подрядчиками, убедитесь, что другие стороны сделали то, что должны были делать. Затем выполните шаги, чтобы закрыть эти контракты.
Закройте счета, которые вы использовали для выставления счетов по проекту. Для большинства проектов финансовые книги остаются открытыми в течение короткого времени, обычно несколько месяцев после завершения проекта.
Как руководитель проекта помогите своим людям перейти к их следующим заданиям. Лучший способ сделать это – заранее уведомить функциональных менеджеров о том, что их сотрудники будут задействованы.

Когда эти задачи решены, ваш проект действительно завершен, и ваша работа в качестве менеджера проекта завершена. Пришло время перейти к следующему проекту.

Заключение

Мы изучили основные процессы в области управления проектами и обнаружили множество методов эффективного управления проектами. Это был длинный курс, но даже при таком объеме нам не удалось подробно описать множество деталей в управлении проектами.

В будущих статьях мы обязательно вернемся к этой теме, как, например, в статье “Чем занимается бизнес-аналитик. Суть работы, роль и навыки” .

Все закончить.

Как известно, конец — делу венец. То есть от того, как именно дело закончено, зависит результат всех наших трудов. О том, как грамотно завершить работу над проектом, мы сегодня и поговорим.

Любой проект имеет свой жизненный цикл, который включает:

Что это такое — завершить работу над проектом

Нас интересует последняя стадия завершение проекта. Давайте для начала разберемся: что же это такое?

Закрытие проекта (Project Close Out) – завершение работы над проектом, включая разрешение всех спорных вопросов.

Закрытие включает в себя:

Завершение работ по созданию.

Передачу результатов проекта заказчику.

Расформирование команды проекта.

Анализ опыта проекта и документирование.

Давайте рассмотрим эти этапы поподробнее.

Завершение работ по созданию проекта

На самом первом этапе закрытия проекта Вы должны убедиться, что выполнены все работы, прописанные в договоре, и закрыты все документы. Также убедитесь, что проконтролировано качество выполнения работ.

Передача результатов проекта заказчику

Как только Вы будете твердо уверены, что все вопросы создания закрыты, можно подготавливать результат работы к передаче клиенту.

При этом Вам требуется опираться на свой продукт: иногда нужно просто передать готовый продукт клиенту (например, связанную шапку), а иногда — смонтировать его или научить клиента пользоваться Вашим продуктом.

Не забывайте, что, если Вашему продукту требуется документация для эксплуатации, обязательно нужно ее подготовить и передать заказчику.

Расформирование команды проекта

Расформирование команды может быть:

постепенным (сотрудники освобождаются сразу же после выполнения своего этапа работы);
единовременным (вся команда проекта распускается после полного окончания работы над проектом).

Помните, что, когда Вы будете расформировывать команду, каждому сотруднику необходимо будет дать объективную оценку его деятельности. Люди должны видеть результаты своих усилий, ощущать удовлетворение от проделанной работы и быть в позитивном настроении.

Если проект отказался не успешным, то следует обсудить с командой причины, которые привели к плачевному результату. Благодаря этому Вы и Ваши сотрудники получат ценный опыт и избегнут угнетенного состояния и негативных эмоций.

Анализ опыта проекта, документирование

Чтобы опыт, полученный при реализации проекта, мог использоваться в будущем, его необходимо задокументировать. Сохранение полученных уроков уже не повлияет на успешность завершенной работы, однако может играть ключевую роль для будущих проектов.

А какие особенности завершения работы над проектом можете выделить Вы? Рассказывайте в комментариях!