Что такое суточные при командировках

Суточные расходы в командировке

Сотрудникам многих предприятий для решения служебных вопросов приходится ездить в деловые поездки по территории РФ или за границу. Совершаются командировки по распоряжению руководства в интересах организации, поэтому и затраты на них покрываются из ее бюджета. Кроме компенсации транспортных услуг и проживания, есть также обязательные для оплаты суточные расходы в командировке.

Что это такое

Ответ на вопрос, что такое суточные расходы (или просто суточные), прост. Это пособие, которое выплачивается сотруднику в командировке, компенсация ежедневных расходов работника во время поездки. Порядок подсчета сроков таков: если командировка длится дольше 1 дня, каждый рабочий день должен быть оплачен.

Сумма пособия может быть разной. Понятно, что небольшие компании не всегда могут себе позволить такой уровень расходов на суточное содержание сотрудника в командировке, как в крупных организациях.

В ТК РФ не указан минимальный размер суточных выплат, он принимается на усмотрение работодателя. В некоторых компаниях определение суммы расходов устанавливается с учетом региона командировки и статуса сотрудника. Размер выплат указывается в локальных документах организации. Иногда он прописывается и в трудовом договоре. Образец приказа о назначении суточных расходов можно посмотреть здесь. По окончании поездки работник не обязан предъявлять отчет о трате суточных, в отличие от других командировочных выплат.

По окончании поездки работник не обязан предъявлять отчет о трате суточных, в отличие от других командировочных выплат.

Как рассчитывают количество дней командировки

Суточные расходы – компенсация за ежедневные траты в поездке. Поэтому итоговая сумма этого пособия напрямую зависит от количества дней деловой поездки. Длительность командировки определяется руководством компании с учетом объема работы, которую надо сделать работнику. Нет ограничений на сроки деловых поездок, но командировка не бывает бессрочной. Время ее нужно рассчитать заранее, чтобы можно было определить размеры командировочных выплат.

В длительность поездки входит время, проведенное в дороге, в том числе и простои, выходные, праздничные нерабочие дни. Если в течение командировки сотрудник взял больничный, на его срок также должны начислить суточные расходы. Началом служебной поездки станет день отправления самолета, поезда, автобуса, личного автомобиля к цели командировки. Если аэропорт, железнодорожный или автомобильный вокзал располагаются в другом населенном пункте, то время поездки туда включают в срок командировки.

Чтобы рассчитывать правильно, рассмотрим пример: вылет самолета в 00:45 15 числа. Начало служебной поездки – 14 число, так как сотрудник в этот день выехал в аэропорт из своего населенного пункта в соседний.

А что с заграничными командировками

За дни нахождения за границей во время командировки суточные расходы выплачиваются в валюте той страны, куда направлен работник. Пока сотрудник находится в пути на территории РФ, компенсация начисляется в рублях по нормам, установленным для командировок по своей стране. День, когда была пересечена граница, станет началом выплат в валюте по нормам суточных расходов на командировку за рубеж. Также на обратной дороге. За день пересечения границы и последующее время поездки до дома выдаются суточные в рублях по нормам выплат для служебных поездок по России.

Если зарубежная командировка была однодневной, то суточные выплаты осуществляются в размере 50%. В случае задержки сотрудника в командировке ему компенсируются суточные расходы за дополнительные дни. Но он должен представить документальные подтверждения объективных причин простоя, например справку из аэропорта о задержке рейса.

Нововведения этого года

С 01.01.2017 суточных расходов коснулось изменение законодательства. Они будут облагаться страховыми взносами, если превышают сумму 700 рублей при командировке по РФ и 2 500 рублей – при служебной поездке за границу. Раньше руководители предприятия могли свободно определять размер командировочного пособия. Теперь они должны подумать о дополнительных расходах, которые понесет предприятие, если суточные выплаты будут превышать указанные в законе суммы.

Для решения деловых вопросов сотрудник может быть командирован в место, откуда у него есть возможность возвращаться домой каждый день – например, в соседний населенный пункт, откуда можно совершать ежедневные поездки домой. В таких случаях платить суточные не надо. Сотруднику компенсируется только стоимость транспортных услуг. Решить, что выгоднее, ездить каждый день или жить в месте назначения все время командировки, должно руководство компании.

Должностные обязанности сотрудника могут включать в себя постоянные разъезды по различным населенным пунктам. Это прописывается в его трудовом договоре. Такие поездки не являются командировками, поэтому никакие суточные расходы за них не выплачиваются.

Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?

Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:

работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства РФ – Постановлением № 729[1] при служебных командировках на территории РФ в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, Постановлением № 812[2] при служебных командировках на территории иностранных государств в зависимости от страны пребывания и категории работников;

работникам государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. При этом, как правило, нормативные документы органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления разрабатываются на основе нормативных правовых актов Правительства РФ, установленных для федеральных учреждений. При отсутствии такого документа расходы возмещаются в соответствии с правилами, установленными на федеральном уровне.

Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.

Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.

В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках[3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:

за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;

за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки;

в период временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).

При однодневных командировках:

в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);

на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).

Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.

Вопрос:

Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?

В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.

Вопрос:

В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.

Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?

В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

обязательные консульские и аэродромные сборы;

сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

иные обязательные платежи и сборы.

Таким образом, при направлении работника в зарубежную командировку возмещение вышеприведенных расходов является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:

расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;

расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;

иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.

Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.

[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

​​Суточные в командировке в 2021 году

​​Предприятие, отправляя своего служащего по рабочим вопросам в другой город или страну, обязан возместить ему все денежные расходы. Средства для командировки выделяются согласно определенным законодательным нормам, которых придерживается любой предприниматель.

Что входит в суточные командировочные расходы

При отправке рабочего в командировку за ним сохраняется заработная плата в полном размере, а также работодатель компенсирует своему служащему расходы, понесенные во время отъезда.

Понятие «суточные» подразумевает возмещение следующих производственных издержек:

• размещение в другом городе с арендой жилого помещения (квартиры, номера в хостеле);
• покупка продуктов питания либо затраты на питание в кафе, столовой, ресторане;
• использование общественного транспорта как наземного, так и самолета;
• посещение мероприятий, связанных с рабочей деятельностью.
• прочие расходы, необходимые для выполнения поставленных руководителем задач.

На практике, определение нормы суточных для командировки проблематично: работодатель затрудняется с определением потребностей подчиненного и подсчетом необходимой для проживания суммы.

Лимит суточных при командировках в 2021 году

Постановления правительства, регламентирующие объем выплат при выезде по поручению руководства, отсутствуют. Глава предприятия вправе самостоятельно устанавливать порядок получения и расчет суточных в командировку.

При определении размера выплат фирма ориентируется на Налоговый кодекс, где регламентируется максимально допустимая сумма суточных для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Важно! В Налоговом кодексе (абзац 12, п.3 статья 217) определен максимально допустимый размер суточных, которые не облагаются НДФЛ — это 700 рублей при командировках по России, и 2500 рублей при заграничных поездках. При выделении организацией большей суммы работодатель обязан удержать НДФЛ с сотрудника.

Согласно Постановлению Правительства РФ № 729 от 02.10.2002 минимальная сумма суточных как для частных, так и для бюджетных организаций не должна быть меньше 100 рублей.

Порядок выплаты суточных работникам

После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.

Общий порядок возмещения командировочных расходов:

• информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
• отправка сотрудника в поездку;
• по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
• производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
• сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.

Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.

В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.

Размер суточных при командировках

Согласно статье 167 ТК РФ порядок оплаты денежных расходов в командировке регламентируется коллективным договором. Чаще всего документ представлен в виде одноименного приказа.

Большинство предприятий не превышают лимита, установленного в Налоговом Кодексе, хотя это не является нарушением закона. За работодателем сохраняется право как уменьшить объем денежных выплат, так и увеличить его.

Суточные при командировках по России

Минимальная сумма не установлена, максимальная часто не превышает 700 рублей. Порядок и объем выплат необходимо узнать по месту работы в положении о командировках.

Суточные при командировках за границу

Размер денежной компенсации при поездках в зарубежные страны регламентируется внутренними нормативами организации. Помимо основных положений, оплата суточных в командировке варьируется с учетом Постановления № 812, в котором отражены размеры выплат в зависимости от местонахождения сотрудника.

В частных организациях данный документ могут не учитывать, в компаниях бюджетного профиля он обязателен к исполнению.

В страны СНГ

При отправлении работника в командировку в одну из стран СНГ, руководитель компании при начислении суточных должен опираться на положение для поездок за границу.

Важно! При пересечении границы страны штампы в загранпаспорте не проставляются. Данная особенность регламентируется Таможенным законодательствам.

В качестве документов, подтверждающих пребывание в служебной командировке за границей, работник сохраняет проездные билеты.

Поездка за счет принимающей стороны

Согласно нормам, суточные в командировке на 2019-1010 год оплачиваются работодателем, направляющим сотрудника в поездку. Оплата принимающей стороной возможна при предварительном заключении письменного соглашения, в котором оговорена организация, оплачивающая пребывание сотрудника в командировке.

В бюджетных организациях лимит ограничен: размер суточных не должен превышать оговоренные в законодательстве нормы.

Две поездки в один день

При необходимости командирования сотрудника несколько раз в день в различные места необходимо опираться на Положение о командировках. Размер суточных будет зависеть от места прибытия.

При двух поездках в один день за работодателем сохраняется право устанавливать иные выплаты сотруднику в качестве компенсации затрат.

При досрочном окончании поездки

При возвращении работника из командировки раньше срока в предприятии оформляется авансовый отчет, в котором указывается дата прибытия.

После получения отчета, в экономическом отделе организации специалисты производят перерасчет суточных. Лишние средства возвращаются в бюджет фирмы.

Работа в выходные дни

При нахождении сотрудника в служебной поездке суточные выплачиваются за каждый календарный день, вне зависимости от того, выполнял ли он трудовую деятельность или у него был выходной.

Важно! Право на получение суточных в выходные и праздничные дни отражается в п. 11 Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2009.

Суточные при однодневных командировках

Минимального срока служебной поездки не существуют. Работодатель имеет право командировать сотрудника на один день. В этом случае документальное оформление многодневной служебной поездки невозможно, а в соответствии с законодательством суточные за однодневные командировки не положены. В зависимости от организации возможна компенсация денежных затрат.

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

На усмотрение руководителя сотрудник получает компенсацию в 50% размере от общеустановленной суммы при поездке за границу. Однодневная служебная поездка по территории России не оплачивается, если в организации не возместили трату денежных средств на добровольной основе.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Каждая ситуация с налогообложением суточных при служебных поездках на один день рассматривается индивидуально.

По мнению Минфина РФ, не облагать НДФЛ возможно только те расходы, которые имеют документальное подтверждение. От налога освобождаются суточные, не превышающие лимит в 700 рублей по России и 2500 рублей при заграничных путешествиях.

По мнению ВАС РФ, определение «суточные» не применимо к однодневным командировкам, поэтому денежные средства следует признать одной из форм компенсации расходов, связанных со служебной деятельностью. Поэтому траты, совершенные с разрешения руководства, не являются доходом сотрудника, поэтому не могут облагаться НДФЛ.

Суточные в иностранной валюте

Денежная компенсация при служебной поездке за границу выплачивается с учетом установленных лимитов во внутренних документах компании.

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Вне зависимости от времени выезда сотрудника по служебным делам, этот день считают за полные сутки. При возвращении работника после 12 часов ночи работодатель не вправе требовать его появления в офисе утром этого же дня: документально человек продолжает пребывать в служебной поездке.

Для подсчета суточных бухгалтер в организации изучает билеты на транспорт и время прибытия и отправления, после чего фиксирует точное количество дней пребывания в командировке, составляет отчет и определяет сумму компенсации. Расчет производится путем умножения количества дней на установленный руководством лимит суточных.

Как оформить авансовый отчет?

При возвращении с командировки в бухгалтерию в течение 3 суток необходимо оформить отчет о затратах на специальном бланке и подтвердить его документацией.

В качестве документации, отражающей командировочные расходы, сотрудник предоставляет такие бумаги, как квитанции, счета или договоры об аренде жилья, транспортные билеты, чеки об оплате поездок в такси, либо покупки бензина.

Приказ

Для оформления суточных в организации оформляется приказ, в котором отображается порядковый номер документа, реквизиты предприятия, дата. В обязательном порядке в приказе отражается информация о сотруднике, цели и времени его пребывания в служебной поездке, источник финансирования.

Бланк № Т-9 и Т-9а используются в качестве формы для заполнения документа.

Можно ли не платить суточные работнику?

Согласно требованию ТК РФ (статья 168), организация обязана возмещать сотруднику командировочные расходы. Руководитель вправе уменьшить сумму суточных, но обнулить выплаты невозможно.

Важно! При выявлении нарушений инспекция труда накладывают на работодателя штраф в размере 50 тысяч рублей.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

При предоставлении сотрудником больничного листа нетрудоспособности, в котором дата совпадает со временем пребывания в командировке, организация обязана выплатить суточные в 2021 году в полном размере.

Соответствующее требование указано в нормативном акте № 749 (пункт 25).

Заключение

При командировках в 2021 году суточные рассчитываются согласно нормам и внутренней документации компании. выплата командировочных расходов происходит после предоставления чеков, квитанций и других бумаг, подтверждающих затраты. Организация не вправе отказать в выплате суточных, но за ней сохраняется возможность уменьшить их до минимальной суммы, равной 100 рублям.

Командировка: суточные и другие выплаты работникам

1. Если работнику выплачиваются суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства), должна ли компания компенсировать ему расходы на питание по чеку (помимо полученных суточных)?

2. Какие расходы, связанные с проживанием вне места жительства, покрываются суточными?

3. Если в компании выплачиваются суточные при однодневной командировке (согласно внутренним положениям), должна ли компания дополнительно компенсировать работнику расходы на питание и т.д. по чекам?

1. При направлении работника в командировку организация обязана выплатить ему суточные. Оплачивать питание в командировке работодатель не обязан.

2. Суточные выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным документально подтвердить.

3. Суточные при однодневной командировке не выплачиваются. Следовательно, те выплаты, которые производятся работникам при однодневных командировках, суточными не являются. Как указано выше, организация не обязана компенсировать работникам стоимость питания при нахождении в командировке, независимо от ее продолжительности.

1. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.

Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, он должен начислить на эти суммы страховые взносы.

Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (Письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

По вопросу обложения НДФЛ компенсации питания в командировке существуют различные точки зрения. По мнению Минфина России, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (Письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (Письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271).

Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (Постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НДФЛ.

Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке, и данная точка зрения будет поддержана судом. Оптимальное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.

2. Суточные и компенсация питания – это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2016 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.

Рассматривая правовую природу суточных, ВАС РФ в Решении от 26.01.2005 № 16141/04 отметил, что суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 № ГКПИ05-147 также указал: из содержания ст. ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (см. также Постановление ФАС Уральского округа от 29.06.2009 № Ф09-4274/09-С2).

3. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если организация принимает решение о выплате так называемых «суточных» при однодневной командировке, то следует учитывать, что данные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Отправляемся в служебную командировку

В каком случае сотрудник может отказаться от поездки? Заплатят ли за выходной или праздничный день в пути и за сверхурочную работу во время однодневной командировки? И почему проезд и проживание в гостинице работодатель обязан оплатить, а питание – нет?

Какую поездку работника можно считать командировкой?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Порядок направления работников в командировки на территории РФ и за ее пределы регулируется Трудовым кодексом РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

В п. 3 Положения № 749 указано, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором. Поездка в обособленное подразделение организации-работодателя (представительство, филиал), если оно находится вне места постоянной работы сотрудника, также признается командировкой. Поэтому поездка в головной офис для работника, постоянным местом работы которого является обособленное структурное подразделение, тоже будет командировкой – но только если речь идет о другом населенном пункте. Поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является (данный вывод содержится в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 7 июля 2010 г. по делу № 33-9127/2010).

Если выполнение работником трудовой функции требует постоянных перемещений, то в его трудовом договоре должно быть указано, что работа носит разъездной характер или осуществляется в пути. Служебные поездки таких работников командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения № 749). В Письме Минтруда России от 2 сентября 2020 г. № 14-2/ООГ-14185 разъясняется, что разъездной характер работ подразумевает постоянное выполнение работником должностных обязанностей за пределами своей организации. При этом он может ежедневно после работы возвращаться домой. Так трудятся, например, курьеры, наладчики, работники связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей). Служебные поездки этих работников являются условиями, в которых осуществляется выполнение трудовой функции.

Таким образом, если работники постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков, то данные поездки командировками не являются. В таких случаях работникам возмещаются расходы, связанные со служебными поездками: расходы по проезду и найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ).

Если же поездки работника не являются постоянными и каждый раз осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки. Командированным возмещаются те же расходы, что и сотрудникам с разъездной работой (ст. 168 ТК РФ). Но есть и существенное отличие: если для последних разъезды – привычные условия работы, то для работников с постоянным местом работы поездки таковыми не являются, и отправить в командировку не каждого из них у работодателя получится.

Кого нельзя отправить в командировку?

Поездки лиц, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, не являются командировками. В служебные командировки можно направлять только тех, с кем у работодателя заключен трудовой договор. Но и тут есть исключения: не всех работников можно отправить в командировку, а у некоторых нужно будет получить согласие.

Работодатель не вправе направлять в служебные командировки:

• работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• работников в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников, чьи профессии и должности включены в Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 апреля 2007 г. № 252) (ст. 268 ТК РФ);
• работников, являющихся зарегистрированными кандидатами, во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ).

В служебную командировку могут быть направлены только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ст. 167, 259, 264 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери, отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
• родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
• работники, являющиеся инвалидами.

Данные работники должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если работник не относится к перечисленным выше категориям, то он не вправе отказаться от командировки. Такой отказ может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности в виде выговора или замечания (о расторжении трудового договора из-за неоднократного неисполнения работником своих трудовых обязанностей читайте в статье «Уволить работника по инициативе работодателя стало сложнее»).

Как определяются сроки служебной командировки?

Работник направляется в служебную командировку всегда на конкретный срок (ст. 166 ТК РФ). Его определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Минимальные и максимальные сроки командировки законодательно не установлены (п. 4 Положения № 749).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Причем при его отправлении до 24:00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 – последующие сутки. Например, поезд отправляется 15 ноября в 22:45, значит, эта дата и будет днем выезда в командировку. Если же поезд оправляется 16 ноября в 00:05, то днем выезда в командировку будет 16 ноября. Так же определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день возвращения решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения № 749).

Оплатят ли день выезда в командировку или день возвращения, если он пришелся на выходной или нерабочий праздничный день?

Время, проведенное работником в пути по заданию работодателя, не является временем отдыха, поскольку он не может использовать его по своему усмотрению. Значит, оно должно оплачиваться как время нахождения в командировке. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Положения № 749). Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. Тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Таким образом, день в дороге в выходной или праздник должен быть оплачен не менее чем в двойном размере.

Как оплатят сверхурочную работу во время однодневной командировки?

Поскольку сроки командировки в законодательстве не установлены, она может быть и однодневной. В таких случаях проблем не возникает, если работник смог выполнить служебное задание работодателя и вернуться из командировки к своему месту жительства в пределах рабочего времени. А если только время в пути занимает более 3 часов в одну сторону? Например, чтобы добраться до места назначения, работник должен выехать в 06:00. Затем с 09:00 до 18:00 он работает. А из командировки он вернется только в 21:00.

Ранее выполнение поручения работодателя в командировке за пределами продолжительности рабочего времени квалифицировалось судами как сверхурочная работа. Например, такая позиция отражена в Определении Верховного суда Удмуртской Республики от 23 октября 2012 г. № 33-3369/2012 и Решении Челябинского областного суда от 25 февраля 2015 г. по делу № 7-122/201. Оно и понятно, ведь время в пути не является временем отдыха и не может быть использовано работником по своему усмотрению.

Так было до вынесения Шестым кассационным судом общей юрисдикции Определения от 14 ноября 2019 г. по делу № 8Г-470/2019. Тогда работник в суде пытался добиться выплаты зарплаты за сверхурочную работу во время командировки. По его мнению, переработка возникла из-за того, что он направлялся в командировки для участия в судебных заседаниях на автомобиле под управлением штатных водителей работодателя до начала рабочего дня и возвращался после его окончания. В подтверждение данного факта работник представил путевые листы. Однако судей доводы работника не убедили. Суд заключил, что во время служебной поездки работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. А значит, о сверхурочной работе говорить в данном случае нельзя.

Представляется, что это определение останется исключением. Ведь проезд работника к месту командирования выполняется им не по собственной инициативе, а необходим для выполнения поручения работодателя и по сути является его частью. Отсюда следует, что проезд к месту командирования и обратно, который пришелся на время ежедневного отдыха работника, должен оплачиваться по правилам ст. 152 ТК РФ («Оплата сверхурочной работы»). Такую точку зрения можно встретить и в разъяснениях специалистов Роструда – правда, последнее подобное разъяснение было дано в виде ответа на вопрос в феврале 2019 г.

Как оформляется командировка и учитываются командировочные расходы?

Командировка работника оформляется приказом (распоряжением) работодателя. При подготовке приказа о направлении сотрудника в служебную командировку трудностей обычно не возникает – можно воспользоваться унифицированной формой, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Вопросы чаще начинают появляться при учете командировочных расходов. И здесь следует обратиться к Положению № 749.

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней (п. 26, 7 Положения № 749):

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• служебную записку или иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, когда это необходимо (случаи, когда это может понадобиться, указаны в п. 7 Положения № 749).

Отправляетесь в деловую поездку – узнайте, как будет оцениваться ваш труд, возместят ли понесенные расходы, на какие суточные можно рассчитывать и что поможет доказать свою правоту, если с начальником возник конфликт

Вопросов об оплате расходов по проезду и найму жилого помещения чаще не возникает, а вот в каком размере должны возмещаться суточные расходы? Это дополнительные расходы, связанные с тем, что человек некоторое время живет вне места постоянного жительства. Суточные выплачивают за каждый день пути к месту командировки, а также за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники. Размер суточных в компании определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749). Если их размер договором или актом не определен, целесообразно прописать его в приказе о направлении работника в служебную командировку.

Для коммерческих организаций ни нижний, ни верхний предел размера суточных в законодательстве не установлен. Как правило, работодатель выплачивает по 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России, поскольку такие суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (ст. 217, 422 НК РФ).

Обратите внимание: если проезд и проживание командированного работодатель обязан оплатить, то кормить его – нет, для этих целей выплачиваются суточные. В Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2 марта 2017 г. № 03-03-07/11901 указано, что расходы на питание в командировке не подлежат возмещению при проезде к месту командирования и обратно согласно законодательству РФ. Да, возможно, в данном письме речь идет лишь о питании при проезде к месту командировки и обратно (в поезде, самолете и т.п.), но судебная практика делает неутешительные выводы. Согласно Определению Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 6 августа 2020 г. по делу № 8Г-4378/2020 с работника были взысканы понесенные работодателем расходы на оплату его ужинов в гостинице. Суд посчитал, что эти расходы не относятся к расходам по найму жилого помещения и должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных.

Конечно, правильнее расходы работников на питание хотя бы частично возмещать. Ведь чаще у них нет возможности готовить себе в командировке, и они вынуждены ходить в кафе и рестораны, а значит, тратить на еду значительно больше денег, чем дома. В таких условиях суточных в размере 700 руб. может не хватить. Поэтому многие работодатели организовывают питание работников в командировке или компенсируют его за счет представительских расходов. Если же работодатель об этом не подумал – увы, работникам придется довольствоваться суточными.

Суточные в командировке: размер, нормы и порядок оплаты

Командировки являются служебными поездками, в которые отправляются разные работники организации. Во время таких поездок решаются важные вопросы для компании, например, проверяется работа филиала, подписывается контракт с новыми контрагентами или покупаются определенные товары у поставщика. Сотрудник фирмы, отправляющийся в эту поездку, может рассчитывать на оплату многочисленных расходов. Для питания и проживания назначаются суточные в командировке, размер которых может значительно отличаться в разных организациях. Норма закрепляется во внутренней локальной документации путем издания приказа руководителем компании.

Предназначение выплаты

Размер суточных при командировках определяется индивидуально в каждом случае, так как учитывается, какое количество денежных средств было потрачено работником во время поездки. Суточные представлены бюджетом сотрудника в процессе нахождения в другом городе или стране. Компенсируются все расходы на основании требований законодательства. За все время, когда работник находится в командировке, за ним сохраняется заработная плата и место, занимаемое в компании.

Практически во всех компаниях не выплачиваются суточные за однодневные командировки, во время которых работник предприятия не остается в другом регионе с ночевкой. Суточные используются для следующих целей:

• подбор и оплата места для проживания сотрудника;
• питание работника в заведениях общественного питания, а также сюда входит компенсация затрат на покупку разных продуктов в магазинах;
• проезд до другого региона или страны, а также траты на перемещение по городу на разных видах общественного транспорта;
• проведение разных мероприятий на основании задания руководства;
• другие важные затраты, но они должны быть необходимыми и целесообразными, а иначе руководство компании может отказать в перечислении денежных средств.

Суточные в командировке в России определяются индивидуально для каждого работника. Но при этом могут на локальном уровне фиксироваться максимальные выплаты.

Когда перечисляются?

В каждой компании индивидуально определяется, когда именно должны перечисляться суточные работнику организации. Для этого может использоваться два варианта:

• перечисление средств авансом, причем в этом случае обычно выплачивается фиксированная сумма, которой может распоряжаться работник в поездке, но при необходимости уже после командировки он может запрашивать дополнительные средства;
• выплата суточных уже после командировки, во время которой сотрудник должен тратить собственные средства, а после этого составляет отчет, содержащий сведения обо всех тратах, на основании которого компенсируются понесенные расходы.

Наиболее часто используется второй вариант, поэтому практически каждому работнику компании приходится после поездки заниматься составлением специального отчета.

Какие подготавливаются документы работником?

После поездки сотрудник фирмы может рассчитывать на компенсацию понесенных затрат. Какие суточные в командировке компенсируется, зависит от расходов гражданина. Для получения денежных средств работник подготавливает следующие документы:

• непосредственный отчет, в котором содержатся сведения о том, какое количество средств было потрачено гражданином в поездке;
• арендный договор, если в поездке гражданин пользовался частной квартирой для проживания;
• квитанция о проживании в гостинице;
• документы, подтверждающие траты на проезд, к которым относятся чеки, квитанции о получении постельного белья в поезде, посадочные талоны на самолет или другие аналогичные бумаги;
• доказательства использования услуг такси, представленные разными квитанциями, чеками или билетами, а если пользуется гражданин личным транспортом, то он передает работодателю чеки, полученные на заправках;
• документы, подтверждающие другие виды расходов.

На основании такого отчета и других документов бухгалтер компании рассчитывает суточные, поэтому компенсируются понесенные работником расходы.

Как устанавливается размер выплаты?

Каждая компания самостоятельно устанавливает размер данных выплат, для чего учитываются цели поездки, финансовые возможности организации, а также другие индивидуальные факторы. При этом учитываются нормы, закрепленные во внутренней документации фирмы.

Для утверждения суточных в командировке формируется в компании специальное положение. Оно подписывается руководителем компании. Дополнительно издается приказ о суточных в командировке. При этом учитываются нормы, на основании которых перечисляются с данных выплат средства в разные фонды.

Когда уплачивается с выплат НДФЛ и взносы в разные фонды?

При расчете суточных работодатели должны учитывать, с какой суммы не требуется уплачивать НДФЛ и другие взносы в государственные организации. Поэтому если руководство фирмы не желает, чтобы выплаты облагались налогами, то учитываются следующие ограничения:

• если планируется поездка в пределах России, то максимально выплаты должны составлять 700 руб. за один день;
• если направляется работник в другое государство, то ему выплачивается максимально 2,5 тыс. руб. в сутки.

Если же сотрудник тратит больше средств, то с разницы уплачивается НДФЛ, а также перечисляется необходимая сумма средств в государственные фонды. Хотя в законе отсутствуют требования к минимальному размеру выплаты, каждая организация должна учитывать, какое фактически количество средств понадобится работнику, чтобы выполнить задание в другом городе или государстве. Поэтому чрезмерное снижение суточных в командировке в России может привести к недовольству со стороны работников компании.

Учитывается и длительность командировки, так как если для выполнения поставленной задачи достаточно одного дня, то работодатель может компенсировать только затраты на проезд, указанные в отчете. Некоторые организации просто перечисляют работнику 50% от установленной нормы.

Общие правила перечисления средств

При расчете размера суточных в командировке по России работодатели должны учитывать некоторые важные правила. К ним относится:

• суточные выплачиваются только при условии, что поездка обусловлена производственной необходимостью, а не выступает инициативой непосредственного работника;
• по служебной поездке издается руководителем приказ, в котором перечисляются все условия и требования, предъявляемые к командировке;
• работник может запросить аванс, выдающийся на основании расходного кассового ордера;
• назначенный сотрудник, получивший средства от работодателя, должен выполнить определенные задачи, для чего формируется служебное задание;
• в течение трех дней после командировки подается работником специальный авансовый отчет, к которому прикладываются другие документы, подтверждающие понесенные траты;
• проверкой отчета занимается бухгалтер или экономист компании, после чего документ утверждается руководителем;
• размер выплаты рассчитывается с учетом даты отъезда и приезда.

Если на основании документов, поданных сотрудником, устанавливается, что он потратил меньше средств, чем ему было выдано авансом в виде суточных в командировке, то он обязан вернуть разницу в кассу фирмы.

Выплачиваются ли суточные при однодневной поездке?

Нередко для решения разных задач требуется потратить не больше одного дня, поэтому возникает вопрос, выплачиваются ли при таких условиях суточные. Командировка в 1 день на основании ТК требует перечисления суточных. Такая поездка оформляется стандартным способом, поэтому в табеле учета указывается, что работник не присутствовал на основном месте работы. На следующий день сотрудник компании формирует отчет о поездке, на основании которого получает компенсацию от руководителя компании.

Многие фирмы не выплачивают суточные при однодневных командировках, если иное не предусматривается внутренней локальной документацией.

Как поступить при досрочном окончании рабочей поездки?

Нередко сотрудники получают денежные средства авансом, но при этом возвращаются домой досрочно, так как оперативно выполняют поставленные руководителем задачи. В этом случае они обязаны грамотно составить авансовый отчет.

Бухгалтер компании на основании полученной документации осуществляет перерасчет. Разница, оставшаяся у работника, возвращается в кассу фирмы.

Как оплачивается работа в выходные дни?

Суточные в командировке выплачиваются за каждый календарный день нахождения в поездке, но только при условии, если работник справляется со своими обязанностями не только в будни, но и в выходные.

Если отправляется гражданин в другой город для контроля работы нового филиала на несколько недель, то ему не назначаются суточные за выходные дни.

Нюансы заграничной командировки

Работники могут отправляться в служебную поездку не только по России, но и даже в другую страну. К особенностям такой командировки относится:

• норма суточных при командировке в другую страну обычно устанавливается в размере 2,5 тыс. руб.;
• выплачиваются средства в рублях только за те дни, когда гражданин находится на территории РФ;
• при пересечении границы выплачиваются суточные в валюте той страны, куда направляется работник компании;
• если в один день находится сотрудник и на территории РФ и в другом государстве, то делится выплата на две части, одна из которых представлена в рублях, а вторая перечисляется в валюте.

Каждая компания имеет право в своей внутренней документации устанавливать иной порядок, на основании которого выплачиваются суточные в деловой поездке.

Как поступить, если работник докупает валюту в другой стране?

В служебных командировках суточные позволяют работникам компании оплачивать проживание и питание, а также компенсировать другие обязательные расходы. Если отправляется гражданин в другую страну, то работодатель может выдавать ему средства, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Если выдаются деньги в рублях, то работник по приезде в иностранное государство должен самостоятельно приобрести нужное количество валюты. При этом он должен передать работодателю подтверждающий документ, представленный банковской справкой. В ней указывается, какое количество валюты было куплено, когда был выполнен данный процесс, а также по какому курсу осуществлялась покупка.

Суточные при заграничных поездках учитываются по курсу, установленному в банке в день передачи руководству фирмы отчета по служебной поездке.

Как поступить, если работник возвращается и уезжает в один день?

Часто возникают ситуации, при которых работник, вернувшийся из командировки, в этот же день отправляется в еще одну рабочую поездку. Эта ситуация никаким образом не нарушает требования законодательства. В нормативных актах вовсе отсутствуют указания относительно правил оформления. Поэтому работодатель может воспользоваться двумя методами:

• Составляется два комплекта документов для каждой поездки. Поэтому работодателем издается два приказа, а также формируется два удостоверения и задания. Суточные выплачиваются два раза, причем день, когда пересекается две поездки, оплачивается в двойном размере.
• Объединяется две поездки. Этот процесс используется, если заранее известно, что один работник будет отправлен сразу в две поездки. Поэтому сразу составляются документы, на основании которых продлевается первая командировка. По закону отсутствуют ограничения на длительность поездки, поэтому организация может продлевать ее неограниченное количество раз.

Выбор зависит только от решения непосредственного руководства фирмы.

Бухгалтерский учет

Многие компании не выплачивают при командировке одним днем суточные, но по закону каждая фирма обязана грамотно оформлять рабочие поездки. Для этого не только издается приказ руководителем и составляется служебное задание, но и вносится нужная информация в бухгалтерские документы.

Для оформления суточных используются следующие проводки:

• Д71 К50.2 – выдача средств из валютной кассы компании;
• Д71 К50.1 – выдача денежных средств в рублях, если планируется поездка по территории России;
• Д20, 23, 25, 26, 44 К71 – принятие отчета работника к учету;
• Д91 К71 – списание на расходы курсовой разницы при покупке валюты;
• Д50 К71 – возвращение остатка работником, если он не израсходовал весь полученный аванс;
• Д71 К50 — выдача перерасхода, если сотруднику не хватило ранее полученных средств;
• Д70 К68 – начисление НДФЛ, если работник потратил больше средств, чем размер нормы, установленной в законодательстве.

Если работник потратил в командировке больше 700 руб. или 2,5 тыс. руб., то с разницы уплачивается НДФЛ. Уплата налога фиксируется в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Заключение

Командировки обязательно сопровождаются перечислением работнику суточных. Они используются для оплаты проживания и питания. Их размер зависит от того, выполняются ли задачи работником в пределах страны или он отправляется в другое государство.

Средства могут перечисляться авансом или после окончания поездки. Если сумма не превышает норм, установленных законодательством, то не приходится удерживать с выплат НДФЛ.

Что такое командировочные расходы

Работодатели имеют право отправлять своих работников в служебные поездки. Но эти дни должны быть оплачены. В обязанности руководства входит оплата рабочих дней, а также выплата суточных. Эти расходы несёт работодатель. Он должен их правильно учитывать.

На что выдаются командировочные

Отправить в командировку можно любого сотрудника, чья работа не отличается разъездным характером. То есть, если человек трудится в одном и том же здании, его могут отправить в служебную поездку в другую местность, где он будет выполнять те же самые должностные обязанности. Дни отсутствия должны быть оплачены.

Выплата командировочных расходов в 2021 году происходит по правилам. В поездке в другой город (выезд в филиал работодателя также является командировкой) у работника непременно возникнут некие траты, которые ему должны компенсировать. Сделать это должен работодатель. В состав командировочных расходов, которые подлежат компенсации со стороны работодателя, входит:

• заработная плата за дни отсутствия на своём основном рабочем месте. Фактическое отсутствие на рабочем месте по инициативе работодателя (в частности, служебная поездка) не считается правонарушением и оплачивается по общим правилам;
• оплата проезда к месту выполнения служебных обязанностей и обратно, домой. Компенсации подлежит оплата проезда во всех видах транспорта – поезд, самолёт, автобус или прочее. Не подлежат компенсации траты на такси, комиссия за бронирование, страховые выплаты во время поездки и прочие сопутствующие расходы;
• оплата проживания. Человек может быть либо в гостинице, либо на частной квартире. Все траты должны быть компенсированы;
• суточные. Кроме всех трат на жильё, дорогу и прочее, руководство должно оплатить каждый день пребывания в командировке, включая день приезда и день отъезда. Исключение составляют однодневные командировки и поездки в другой город, но недалеко (то есть, у человека есть возможность ездить домой ежедневно). Существует норма суточных. Величина этих выплат зависит от того, куда направлен работник – в поездку по России или в другую страну;
• дополнительные расходы. По согласованию с руководством, работник может перемещаться в командировке на своей машине. Тогда работодатель должен будет компенсировать ему траты на бензин.

Если начальство отправляет своих сотрудников в командировки, все нюансы этого процесса должны быть узаконены. Поэтому необходимо издать локальный нормативный акт, например, Положение о командировках. В нём прописываются все дополнительные траты, которые подлежат компенсации. К примеру, во время служебной поездки менеджер высшего звена имеет право пользоваться услугами ВИП-такси. Все траты ему будут компенсированы. Но у менеджера низшего звена такого права может не быть.

Работодатель может компенсировать траты так:

• выдать работнику аванс, потом по чекам составить авансовый расчёт в рабочем порядке;
• сначала работник тратит некие суммы, потом по чекам руководство ему возвращает из кассы.

Важно! Все платёжные документы в служебной поездке необходимо сохранять.

Размер суточных

Какую сумму ежедневного содержания в рабочей поездке назначить работнику, решает сам работодатель. Размер суточных необходимо закрепить в локальном акте о командировках. Не стоит забывать, что существуют поездки по России и поездки за рубеж. Размер ежедневного содержания должен быть разным.

Законодательно установлена норма суточных расходов, которые не облагаются подоходным налогом. Это:

• при поездках по России 700 рублей в сутки;
• при поездках за рубеж – 2500 рублей в сутки.

Если руководство примет решение о выплате больших сумм, то с превышающих денежных средств необходимо удерживать подоходный налог. Например, руководство решило, что будет платить ежедневно в служебных поездках по России 800 рублей в день. С суммы в 100 рублей (800 – 700) необходимо удерживать подоходный налог. Он будет равен 13 рублям в день (100 * 13%). Эту сумму нужно будет отражать в отчётах.

Прочие командировочные расходы учитываются при расчёте налога на прибыль или единого налога при «упрощёнке» именно в том размере, в котором они прописаны в локальном нормативном акте.

Как рассчитываются командировочные дни, которые нужно оплатить

Длительность служебной поездки считается в календарных днях, включая выходные и праздничные. Но необходимо верно вычислить количество дней, когда работник отсутствовал на своём рабочем месте и был в командировке.

Работодатель сам устанавливает продолжительность служебной поездки. Расчёт производится, исходя из того объёма работы, который необходимо сделать, её сложности и прочих нюансов. Максимальная продолжительность не прописана ни в одном законодательном акте.

Необходимо понимать, что если предполагается длительная служебная поездка, то работнику нужно давать отдых. То есть, его следует отправлять домой на несколько дней. Потом снова оформлять необходимую документацию на служебную поездку и отправить работника в командировку. В противном случае, контролирующее органы могут посчитать, что работника перевели в другую местность на постоянно место работы. А это другое кадровое оформление.

При расчёте продолжительности поездки необходимо руководствоваться следующими нюансами:

• днем начала командировки считается тот день, когда транспортное средство отправилось в сторону другой местности;
• днём окончания считается момент прибытия человека в пункт обратного назначения, т.е. домой;
• при отправлении / прибытии транспортного средства до 24 часов включительно, необходимо учитывать весь прошедший день;
• при отправлении / прибытии транспортного средства после 24 часов включительно, необходимо учитывать весь будущий день.

Если до места прибытия / отправления транспортного средства необходимо потратить дополнительное время, чтобы добраться, то его также нужно учитывать при расчёте продолжительности командировки.

Загранкомандировки

Продолжительность служебной поездки в другую страну рассчитывается по общим правилам. Если принято решение отправить человека поездом, а не самолётом, хотя поезд будет ехать, например, несколько дней, все дни в дороге учитываются. Также в расчёт включается день отбытия из России и день прибытия в другую страну.

При возвращении человека из заграничной служебной поездки, расчёт производится тем же способом.

Суточные в иностранной валюте

При частых поездках в другие страны, работодатель может установить размер суточных в валюте той страны, в которую он направляет своего работника. Если в этом государстве в обиходе есть рубли, то можно платить и в рублях.

Иная ситуация – размер суточных установлен в валюте другой страны, а работник получает эквивалент в российских рублях по курсу на день выплаты. Порядок расчёта НДФЛ одинаков для выплат в российской валюте и в иностранной.

Для бюджетников определён минимальный размер суточных при поездках в другие страны. Например, при поездке в Белоруссию необходимо платить 57 долларов в сутки, а при поездке в США – 72 доллара.

Пример расчета расходов

Для того чтобы вычислить размер расходов на одного человека в командировке, необходимо знать его средний заработок. Для этого бухгалтер должен высчитать сумму «трудовых» доход. Полученное значение необходимо разделить на то количество дней, которые данные работник отработал фактически. Все расчёты делаются за последний календарный год.

Например, сотрудника П. отправляют в командировку на 10 календарных дней. Согласно локальному нормативному акту, размер его суточных составляет 700 рублей. Согласно проведённым подсчётам, средний заработок за день составляет 1 452, 36 рублей. Таким образом, за 10 дней командировки ему должны выплатить:

• 1 452,23 * 10 = 14 522,3 рубля – это его зарплата;
• 700 * 10 = 7 000 рублей – это командировочные.

Важно! Если в служебной поездке обычный график работы, то заработная плата за выходные дни не платится. Если же человек трудился в свой выходной день, об этом сделана запись в табеле, то этот день необходимо оплатить в двойном размере.

Первый и последний день командировки

Днём начала командировки считается день отъезда человека из места проживания. Днём окончания командировки – день приезда. Например, если поезд уходит 8 января в 23.51, то командировка начинается именно 8 января, и этот день работодатель должен полностью оплатить. Если поезд прибывает 17 февраля в 02.50, то 17 февраля считается командировочным днём, и подлежит оплате в полном размере.

Заработная плата за время командировки

Командировка, согласно Трудовому Кодексу, – это поездка в другую местность по инициативе руководства для выполнения служебных обязанностей. Поэтому работник не должен быть ущемлён в деньгах. За период отсутствия на рабочем месте ему начисляется заработная плата. Расчёт производится, исходя из среднего заработка конкретного работника за последний календарный год.

В отличие от суточных, заработная плата начисляется за каждый рабочий день. Выходные и праздничные дни в расчёт не берутся. Но, если в табеле учёта рабочего времени прописано, что в выходной день работник вышел трудиться, то этот день должен быть оплачен в двойном размере.

Заключение

Служебные поездки помогают самому работодателю расширить круг влияния своего предприятия в другие местности. Но для этого необходимо направить в такую поездку работника или нескольких сотрудников. Все разумные и экономически обоснованные траты должны быть компенсированы.