«Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. Решением Правления ФНП от 26 — 27.03.2003, Протокол N 03/03)
1.1. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них в соответствии с положениями ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основы). Нотариальное действие представляет собой свидетельствование тождественности текста предъявленной нотариусу копии с оригиналом. Нотариальное действие совершается по устному обращению при условии, что:
— содержание документа не противоречит действующему законодательству;
— свидетельствование копии или выписки из документа данного вида не запрещено действующим законодательством;
— документ составлен на языке, которым владеет нотариус, или имеет надлежащим образом оформленный перевод.
1.2. Определение понятия «документ» в общем значении, применяемое в гражданских правоотношениях, в законодательстве отсутствует. Имеются лишь определения этого термина применительно к конкретным правоотношениям. Например, Федеральные законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене» определяют термин «документ» как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Аналогично определяет данное понятие и Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28. При свидетельствовании верности копий нотариусу следует использовать это определение с учетом требований, содержащихся в ст. 77, 78 Основ. То есть в рамках бесспорной нотариальной юрисдикции термин «документ» используется в узком значении как письменный документ, исходящий от органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных, административных, иных публичных органов, юридических лиц, граждан, составленный в установленном порядке и имеющий юридическое значение. Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется при условии, что подлинность подписи этого гражданина «засвидетельствована» нотариально либо уполномоченным должностным лицом организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. Не могут быть засвидетельствованы копии со сделок в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в учреждениях юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ.
Не подлежат нотариальному свидетельствованию копии нормативных актов.
1.3. Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств, в том числе способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законодательством к нотариальному документу. Копия должна строго соответствовать оригиналу: содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Удостоверительная надпись на копии должна соответствовать установленным формам, утвержденным Министерством юстиции РФ. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.
1.4. Нотариус не вправе свидетельствовать верность копии документа или выписки из него, если:
— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления (либо оговоренные исправления в документе, в котором они недопустимы, см. разд. 4 п. 4.2);
— документ либо его отдельные фрагменты или реквизиты исполнены карандашом;
— документ в силу повреждений имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности. Оттиск печати на документе, предоставленном для свидетельствования верности копии, должен быть четким, позволяющим установить название организации, выдавшей документ;
— нарушена целостность документа;
— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;
— документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором, либо не соответствует иным требованиям международного договора;
— подпись должностного лица, подписавшего документ, выполнена светокопированием либо при помощи факсимильного штампа или иным техническим способом;
— документ, поверхность бумажного носителя которого заламинирована либо скрыта иным техническим способом, не позволяющим сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.
Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам оригинала.
1.5. Свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х), кроме случаев, указанных в законе, например, Федеральные законы от 20 декабря 2002 г. N 175-ФЗ, ст. 38 (п. 11), ст. 41 (п. 15) и от 10 января 2003 г. N 19-ФЗ, ст. 34 (п. 11) и ст. 35 (п. 13).
В настоящее время в соответствии с Федеральным законом от 12 июня 2002 г. N 67 «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» документами, заменяющими паспорт гражданина (документ, удостоверяющий личность гражданина, выданный уполномоченным государственным органом), на территории Российской Федерации являются:
— военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);
— временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта;
— документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому он осуществляет въезд в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории РФ);
— паспорт моряка (удостоверение личности моряка);
— справка установленной формы, выдаваемая гражданам РФ, находящимся в местах содержания под стражей, подозреваемых и обвиняемых. Кроме того, документами, заменяющими паспорт гражданина Российской Федерации за пределами территории РФ, являются документы, по которым граждане Российской Федерации вправе пребывать на территории иностранного государства в соответствии с международным договором РФ.
1.7. Запрещено свидетельствование верности копий документа, содержащего государственную либо медицинскую тайну и имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно».
2. Лицо, обращающееся за совершением нотариального действия
2.1. За свидетельствованием верности копии документа или выписки из него может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.
При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта обладания гражданином полной дееспособностью при совершении данного нотариального действия не требуется.
3. Свидетельствование верности копии с копии документа. Свидетельствование верности выписки из документа
3.1. Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. Нотариальное свидетельствование копии с копии документа, исходящего от организации, допускается, если копия документа изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и имеет отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
3.2. Количество последовательных свидетельствований верности копии с копии документа ограничено ст. 79 Основ. Согласно ст. 51 Основ формы удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции РФ. Действующими формами удостоверительных надписей предусмотрено лишь одно последовательное свидетельствование верности копии с копии документа.
3.3. Верность выписки из документа может свидетельствоваться при условии наличия в документе решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов и воспроизведения в представленной выписке полного текста части документа по определенному вопросу, необходимые реквизиты данного документа.
4. Особенности свидетельствования верности копий отдельных видов документов
4.1. Свидетельствование верности выписки из трудовой книжки возможно при условии воспроизведения в выписке записей, заполненных в соответствии с требованиями порядка ведения трудовых книжек.
4.2. Действующее законодательство содержит случаи, когда в документе не допускаются какие-либо, в том числе оговоренные, исправления, например:
— в документах об образовании (Положение о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) образовании, утвержденное Приказом Министерства образования РФ от 2 апреля 1996 г. N 143; письмо Министерства образования РФ от 16 апреля 2001 г. N 14-52-235 ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании»; Инструкция о порядке ведения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании, утвержденная Постановлением Государственного комитета РФ по высшему образованию от 10 апреля 1996 г. N 6; Инструкция о порядке выдачи документа государственного образца о высшем профессиональном образовании, изготовлении, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденная Приказом Министерства общего и профессионального образования РФ от 13 января 1999 г. N 46; Требования к образцу государственного документа о послевузовском профессиональном образовании, к его заполнению и выдаче, утвержденные Приказом Министерства образования РФ от 15 октября 1999 г. N 568);
— в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния (Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. N 432).
При свидетельствовании верности копий документов о среднем образовании и приложений к ним, выданным начиная с 2001 г., следует обращать внимание на то, что выданные аттестаты и приложения к ним подписываются только руководителем общеобразовательного учреждения (с расшифровкой подписи) и скрепляются гербовой печатью.
При свидетельствовании верности копий документов (дипломов) о высшем профессиональном образовании следует иметь в виду, что дата выдачи диплома указывается в нижней части левой стороны бланка диплома после регистрационного номера.
4.3. В связи со вступлением в силу Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ следует иметь в виду, что свидетельствование верности копий учредительных документов юридических лиц возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке.
4.4. Если в свидетельстве о рождении, о браке есть штамп отметки о выдаче паспорта или в свидетельстве о смерти — отметка о выдаче компенсации на ритуальные услуги в удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии, не следует это отражать как особенность, поскольку порядок постановки таких штампов и отметок предусмотрен действующим законодательством.
5. Свидетельствование верности копий документов, предназначенных для действия за границей
5.1. При заполнении удостоверительных надписей о свидетельствовании верности копий документов, предназначенных для действия за границей, необходимо полностью указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, его нотариальный округ, не допуская сокращений, в строгом соответствии с оттиском печати нотариуса. Печать ставится на свободном месте документа, под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Документы должны быть изготовлены на качественной бумаге, полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования не допускается.
5.2. Копии документов нельзя сгибать, вносить в них какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.
Судебная практика и законодательство — «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них» (утв. Решением Правления ФНП от 26 — 27.03.2003, Протокол N 03/03)
При этом в качестве обоснования отказов в свидетельствовании верности копий паспортов гражданина Российской Федерации нотариусами приводится пункт 1.5 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 26 — 27 марта 2003 г., протокол N 03/03), согласно которому свидетельствование верности копии паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, комсомольского билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений не допускается (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х), кроме случаев, указанных в законе, например, Федеральные законы от 20.12.2002 N 175-ФЗ, статья 38 (пункт 11), статья 41 (пункт 15) и от 10.01.2003 N 19-ФЗ, статья 34 (пункт 11) и статья 35 (пункт 13). В связи с этим Федеральная нотариальная палата считает необходимым высказать свою позицию по вопросу свидетельствования верности копий паспортов гражданина Российской Федерации.
Как прошить и заверить оригиналы и копии документов
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур, kontur.ru
В делопроизводстве средних и крупных компаний на оформление сшивов оригиналов и заверение копий документов уходит немало времени и ресурсов. Зачастую сшивом и заверением занимаются не только документоведы или секретари, но и бухгалтеры, юристы, работники отдела кадров и др.
Как технически изготовить сшив
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Пример 1. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 3 прокола
Пример 2. Порядок движения иглы с нитью при прошивке стопки листов на 2 прокола
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указаны размеры полей организационно-распорядительных документов с формулировкой «не менее». Левое поле документа (если смотреть на его «лицо») должно быть не менее 20 мм. В большинстве организаций его делают 30 мм. Место прошивки как раз делают в середине левого поля. Если оно 30 мм, то потом листы сшива можно будет прочесть. Но если вы заранее знаете, что будете прошивать документ, то это поле лучше увеличить до 35 мм, тогда сшив потом будет удобнее читать и копировать его листы.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 × 297 мм), A5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 × 210 мм), A6 (105 × 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Заверительная надпись на сшиве многостраничного оригинала
- указание на количество прошитых листов (именно листов, не страниц) числом и прописью в скобках (с большой или строчной буквы);
- должность, подпись и Ф.И.О. лица, заверившего сшив (обычно это тот же человек, который подписывает документ, но может быть и иное лицо, например, юрист, готовивший проект договора на подпись, либо сотрудник делопроизводственной службы);
- печать организации (здесь и далее – при ее наличии).
Этот наиболее распространенный вариант показан в Примере 4.
Надо ли кроме отметки о заверении копии ставить штамп «Копия», как делали раньше? Ответ в № 8’ 2020
Как заверить копию документа, чтобы в ней не было копии личного росчерка руководителя организации? Ответ в № 11’ 2019
Если документ многосторонний (например, договор обычно подписывают 2 стороны), то принято, чтобы представитель каждой стороны заверил сшив каждого экземпляра документа (см. Пример 5). Но если сшивы обоих экземпляров договора заверит только одна сторона по удобной ей методике (мы ведь помним, что жестких общероссийских требований нет), то это не критично 1 . Главное, чтобы договор был подписан уполномоченными лицами в принципе. Ведь перед подписанием стороны проверяли текст документа и пошли на эту сделку.
Другой пример с оригиналами документов – акты и протоколы. Помимо предусмотренных подписей сторон в самом акте или протоколе, эти документы могут быть дополнительно прошиты и заверены сторонами на сшиве. Заверительную надпись правильней оформить (как и в случае с договором) с указанием всех сторон, подписавших документ (Пример 5).
Сшиваться вместе может оригинал документа со своими приложениями. В этом случае принято нумеровать отдельно страницы у основного документа и каждого его приложения. Но в заверительной надписи на сшиве мы указываем общее прошитое число листов:
Пример 3. Какое число листов указывать в надписи на сшиве
- основной документ состоял из 10 стр. и получился на 10 листах;
- приложение 1 к нему было тоже на 10 стр. и 10 листах;
- но страницы приложения 2 распечатали на обеих сторонах листов, поэтому его 10 стр. поместились на 5 листах.
Итого у нас получилось 25 листов (10 + 10 + 5). Это количество и указываем в заверительной надписи сшива – см. Пример 4.
Пример 4. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого 1 автор
Пример 5. Заверительная надпись на сшиве многостраничного документа, у которого несколько авторов
Прошиваем и заверяем копии документов
- печатью (при ее наличии) и
- надписью о месте хранения оригинала – предмета копирования с указанием номера дела по номенклатуре.
Печать стала необязательным атрибутом юрлица. Какие организации могут от нее отказаться? Как относиться к входящим документам от этих контрагентов, на которых теперь нет оттиска печати?
Ответы в статье «Как жить без печати?» в № 5’ 2015
См. статью «Размышления о печати в связи с ее отменой» в № 7’ 2015
Пример 6. Отметка о заверении копии для ее использования внутри организации
Пример 7. Отметка о заверении копии для ее представления во внешнюю среду организации
Причем о необходимости наличия этих 2 атрибутов говорит не только рекомендательный ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательный для всех Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ 1983 г.; он до сих пор действует, фигурирует и в судебной практике, а это серьезный аргумент). Надпись о месте хранения оригинала, с которого изготавливается копия, была в этом Указе еще в 1983 году, а предыдущий ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов 2003 года такой рекомендации не содержал, и в судах порой неправильно оформленные копии документов не принимали в качестве доказательств, поэтому в последний ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимость данной формулировки добавили.
Но установить точный номер дела по номенклатуре можно не у всех документов. Так, не всегда в делах хранятся трудовые книжки. В таких ситуациях допускается не указывать конкретный номер дела, но остальную часть фразы лучше написать – см. Пример 8.
См. новость «Заверенную копию можно выдать только при наличии подлинника» на основе судебной практики в № 12’ 2014
См. статью «Об оригиналах, копиях и архивной науке» в № 12’ 2016
Если документ существует в электронной и бумажной форме, то который из них оригинал? в № 10’ 2020
- оформить отметку о заверении на каждом листе копии либо
- сделать сшив листов и на приклеенном листочке разместить информацию и о количестве прошитых листов, и о заверении копии (Пример 9).
Пример 8. Отметка о заверении копии, когда оригинал не подшит в дело
Пример 9. Отметка о заверении сшива копии многостраничного документа
Требований к прошивке листов копии документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 либо в каком-то другом стандарте или нормативном документе нет. Но есть исключения для отдельных видов документов. Например, приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ устанавливает требования к копиям документов, которые представляются в налоговые органы на бумажном носителе.
Приложение № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫМ В НАЛОГОВЫЙ ОРГАН НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ
1. Настоящие Требования разработаны в соответствии с пунктом 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации и определяют правила оформления документов, представляемых налогоплательщиками (плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами) в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий.
2. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).
3. Прошивка документов должна соответствовать требованиям:
обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.
4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.
На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов.
Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.
Из формулировок приказа ФНС России и практики представления документов в налоговые органы следует, что в 1 сшив можно помещать копии многих документов, главное, чтобы его объем не превышал 150 листов.
В приказе ФНС России не упоминается слово «Верно». В отличие от ГОСТ Р 7.0.97-2016, нет в нем и условия о проставлении печати. Но эти элементы лучше вставлять в отметку о заверении копии в силу ГОСТ.
Нормативных правовых актов, которые вводят особые требования к прошивке и заверению копий документов для представления в суды или правоохранительные органы, нет. Как правило, в их запросах можно встретить фразу «копии документов должны быть заверены надлежащим образом». Если такая формулировка имеется, то следует руководствоваться нормами ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Указа 1983 г. – фактически следуйте Примерам 7–9 нашей статьи.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Когда документооборот масштабный
Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).
Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.
Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.
Пример 10. Фрагмент Инструкции по делопроизводству о работниках, наделенных правом заверять копии документов
Пример 11. Приказ о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Пример 12. Доверенность о наделении работника организации полномочиями заверять копии документов
Пример 13. Возможная формулировка в доверенности для внештатного сотрудника
- представлять интересы Доверителя в отношениях с организациями всех организационно-правовых форм; с физическими лицами; во всех государственных и муниципальных органах власти и управления, нотариальных конторах, правоохранительных органах, судах с правом подписи, получения, представления документов по вопросам, связанным с ;
- заверять копии документов для предоставления любым лицам, в том числе: клиентам, партнерам, правоохранительным и контролирующим органам, адвокатам, судам и т.д.
- предъявив оригинал доверенности по запросу или
- сразу приложить копию доверенности, предварительно заверенную руководителем компании.
Тут возникает еще один вопрос – ставить ли на отметку о заверении копии печать вашей организации? Копия выходит за ее пределы, а потому оттиск печати нужен, просто проставлять его будет сотрудник вашей компании («внештатникам» редко ее отдают). Кстати, оттиск печати теперь принято ставить так, чтобы он не закрывал личный росчерк.
Пример 14. Отметка о заверении копии доверенным лицом для ее представления во внешнюю среду организации
Копия заверенной работодателем трудовой книжки — образец
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, — образец ее пригодится, чтобы сделать все правильно, если с соответствующей просьбой обратился штатный работник, сохранивший свою трудовую в бумажном виде. Как заверить копию трудовой книжки? Для чего она может ему понадобиться? Об этом — в нашей статье.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
- Во-первых, если он хочет взять кредит в банке. Банк в данном случае будет анализировать все факты его трудовой истории, с тем чтобы определить, насколько надежен потенциальный заемщик и сможет ли он регулярно и в полном объеме оплачивать взятые на себя обязательства.
- Заверенная копия может понадобиться сотруднику для предоставления в собес.
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
- Если работник по состоянию здоровья должен получить инвалидность, в медицинском учреждении, в которое он обратится, также потребуют заверенную копию трудовой.
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Заверение копии трудовой книжки: образец
Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.
Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:
О том, как в 2021 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.
Итоги
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:
- при получении кредита;
- для собеса и др.
При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:
- проставить на каждом листе копии надпись: «Верно / Копия верна»;
- на последнем листе добавить запись: «Работает по настоящее время»;
- указать место хранения подлинника;
- после чего подписать все листы от имени ответственного специалиста компании и заверить оттиском печати.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как оформить лист-заверитель дела — образец заполнения для скачивания
Лист-заверитель является учетным документом и содержит информацию о деле, к которому он относится. В статье представлен образец заполнения данного бланка в качестве примера.
Правильным образом составленные документы позволяют поддерживать порядок в кадровых бумагах, а также избежать проблем и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Что такое лист-заверитель дела
Представляет собой документ, содержащий информацию о деле, к которому он относится. На момент его оформления дело должно быть пронумеровано и сшито. Заверительный лист составляется в момент его передачи для хранения в архив. Данный бланк имеет второе название – его часто именуют заверительной надписью дела.
Указанный документ относится к категории учетных. Объясняется это тем, что он включает в себя данные об особенностях содержания дела, а также специфике формирования документа.
В заверителе отображаются сведения об общем числе листов, фиксируются нестандартные моменты в нумерации документации, если таковые имеются.
В целом, это отдельная страница, после оформления которой специалист, несущий ответственность за данную функцию, подшивает ее к соответствующему делу.
Как оформить
Для ряда документов, представляющих собой особую важность, действующим на территории РФ законодательством установлены образцы, которыми необходимо руководствоваться при их оформлении. Лист-заверитель является одним из таковых.
Приказом Минкультуры РФ №526 установлено, что, процедура заполнения заверительной надписи считается составной частью процедуры оформления различных дел. По этой причине был разработан образец бланка листа-заявителя. Для того чтобы его найти, достаточно ознакомиться с Приложением 8 правил архивного дела — скачать его пустой бланк и образец заполнения можно в статье ниже в формате ворд.
При необходимости на предприятии может использоваться собственный вариант оформления заверительной надписи дела. Использование унифицированного образца не является строгим обязательным правилом.
Среди реквизитов листа-заверителя должна присутствовать информация стандартного характера:
- наименование документа;
- инициалы и должность лица, оформляющего бумагу;
- личная подпись ответственного с расшифровкой;
- дата создания.
В самом листе должны присутствовать следующие данные о личном деле гражданина:
- номер дела;
- общее итоговое число листов – указывается в цифровом и письменном выражении;
- пропущенные номера;
- литерные номера. Под таковыми номерами подразумевают цифры с дополнительным буквенным обозначением, к примеру, 1а (при наличии таковых). Внутренняя опись в подсчете не участвует;
- количество листов внутренней описи;
- характеристика физического состояния дела, в том числе особенности его оформления и ведения.
Если в деле присутствуют так называемые «особенные» листы, факт их наличия отражается в листе-заверителе. Страницами с особенностями могут считаться следующие:
- с наклеенными фотографиями или другими изображениями;
- имеющие нестандартные формат;
- с нестандартными повреждениями – к примеру, порванные или плохо читаемые страницы вследствие пролитых на них жидкости.
Заверительная надпись оформляется на чистом листе формата А4. Ошибок и исправлений не допускается. Заполняется в момент, когда папку с документами готовят для передачи на хранение в архив компании.
Заверитель оформляется для всех дел без исключения. Необходимость его наличия установлена на законодательном уровне.
Согласно действующим на территории РФ нормам ведения документооборота, дело, подготавливаемое для передачи на хранение в архив организации по окончанию календарного года, обязательно должно иметь лист-заверитель.
Оформленный соответствующим образом документ прикрепляется в конец папки с документами. При этом он не должен располагаться на титульнике или обороте последней страницы.
Скачать образец заполнения
Выводы
Лист-заверитель – документация, оформляемая в процессе подготовки личного дела для передачи в архив предприятия. Для грамотного составления заверительной надписи разработаны специальные правила, использование которых является обязательным.
Представляет собой документ, в котором содержится основные данные о содержании дела и особенностях его заполнени. Отображаются сведения о количестве страниц, наличии листов с дефектами и т.д.
Занимается оформлением указанного документа, как правило, сотрудник, ответственный за ведение внутреннего документооборота – специалист отдела кадров.
Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов
Истребование документов – наиболее распространенное мероприятие налогового контроля. Для налогоплательщика исполнение требования достаточно затратная процедура: необходимо найти оригиналы документов, изготовить копии, заверить, отправить их в налоговый орган.
Представлению копий документов по требованию налогового органа, а также изменениям в порядке представления документов на бумажном носителе посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса.
Можно ли в ответ на требование представить подлинники документов?
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено исполнение требования о представлении документов посредством выдачи подлинников документов.
Изъятие подлинников документов регламентируется статьей 94 НК РФ. Форма постановления о производстве изъятия документов и предметов утверждена приложением № 23 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
Вместе с тем, если запрашиваемые документы представлены в виде оригиналов в установленный срок, то основания для привлечения налогоплательщика к ответственности за неисполнение требования отсутствуют.
Но исполнять требование подобным образом не нужно.
Из пункта 5 статьи 93 НК РФ следует, что документы, ранее представленные в налоговый орган в виде подлинников, должны быть возвращены проверяемому лицу. При этом НК РФ не содержит срока возврата таких документов.
После возврата подлинников налоговый орган вправе вновь их истребовать у налогоплательщика, так как запрет на повторное истребование документов в данном случае не применяется.
Что означает представление документов в виде заверенных копий?
Пункт 2 статьи 93 НК РФ включает следующие формы представления истребуемых документов:
— на бумажном носителе;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС форматам.
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (подпункт 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Нотариальное удостоверение копий документов не требуется, если иное не предусмотрено законодательством.
Для процедуры заверения копий документов используются положения ГОСТ, что подтверждается судебной практикой (в частности, обзор судебной практики Верховного Суда за первый квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда 20.06.2012).
В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).
В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N . за . год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Как заверить документ, в котором больше одной страницы?
Изготовленную копию многостраничного документа целесообразно прошить, пронумеровать и заверить в целом. Для этого на оборотной стороне последнего листа помимо прочих реквизитов проставляется надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано _____ листов» (количество листов указывается словами).
Из копий заверенных документов можно сформировать подшивку. При этом должна сохраниться возможность свободного чтения текста документа, возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке.
Налогоплательщик мог получить налоговые претензии в случае, если была заверена подшивка, а не копия каждого документа. Поскольку только при заверении каждого отдельного документа его допустимо использовать в качестве подтверждения обстоятельств по делу о налоговом правонарушении (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).
Однако отметим, что Минфином было выпущено письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, из которого, при желании, можно сделать вывод о допустимости представления документов в виде сшива документов.
Кроме того, есть примеры судебных актов, в которых признавалось, что действия налогоплательщика по своевременному представлению подшивки документов не образуют состава правонарушения, так как не являются отказом от представления документов (непредставления документов). Такой подход отражен в частности, в постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012, постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 24.08.2012 по делу № А75-10184/2011.
Что изменилось в порядке изготовления копий документов?
В 2016 году ФНС было наделено полномочием по утверждению требований к нумерации и сшиву листов документов, представляемых на бумажном носителе (пункт 2 статьи 93 НК РФ).
В настоящее время требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе, утверждены приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@.
С учетом статьи 5 НК РФ требования к оформлению документов, представляемых в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных копий, подлежат применению с 25 января 2019 года.
Именно Требованиями, а не ГОСТом нужно руководствоваться при представлении копий документов в налоговые органы.
Как с указанной даты нужно представлять копии документов на бумажном носителе?
Требования предусматривают, что листы документов объединяются в том, объем которого не более 150 листов. При большем количестве листов формируется следующий том и так далее. Исключением является документ, содержащий более 150 листов. Такой документ составляет отдельный том (независимо от количества листов).
Каждый лист документа нумеруется сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Нужно ли заверять каждый отдельный документ?
В Требованиях говорится о том, что прошивается и заверяется каждый том документов, то есть заверять отдельно каждый документ в сшиве не нужно.
На оборотной стороне последнего листа (сшива) размещается наклейка, заклеивающая место связки нитей прошива. Заверительная надпись на этой наклейке включает должность лица в организации, личную подпись, ФИО, количество листов (цифрами и прописью), дату.
Нужно ли заверять копии документов печатью?
В Требованиях отсутствует указание на проставление печати на заверительной надписи.
Это объясняется, в том числе тем, что общество с ограниченной ответственностью вправе иметь печать (статья 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Обязанность общества использовать печать может быть предусмотрена федеральным законом. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
Аналогичный подход отражен и в законе «Об акционерных обществах».
Положения Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, предметом регулирования которого является порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, не могут рассматриваться в качестве обязанности общества иметь и использовать печать во взаимоотношениях с налоговыми органами.
Таким образом, если правом иметь печать общество не воспользовалось, то изготовление копий документов может проводиться без заверения их печатью.
Документы, представляемые в налоговые органы, с 7 апреля 2015 года принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706).
Обязательно ли налогоплательщиком должно составляться сопроводительное письмо к представляемым документам?
Минфин рекомендовал представлять копии документов с сопроводительным письмом и описью представляемых документов (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Положения пункта 5 статьи 93 НК РФ в редакции Федерального закона от 03.08.2018 № 302-ФЗ фактически закрепили наличие письма налогоплательщика, которое сопровождает представление копий документов.
В требованиях, утвержденных приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, наличие сопроводительного письма указывается как обязательное условие. В таком письме указываются дата и номер требования о представлении документов, количество листов (с учетом всех томов).
Также в самом сопроводительном письме или в отдельной описи должны быть перечислены представляемые документы.
В наличии такого сопроводительного письма заинтересован сам налогоплательщик, поскольку оно позволит ему подтвердить первоначальное представление документов при получении требования об их повторном представлении.
А если копии будут не заверены?
Риск привлечения к ответственности существует, если налогоплательщик в нарушение требований законодательства, предписывающих представлять заверенные копии, представит незаверенную. В том числе, например, если заверит документ не личной подписью, а факсимиле. Заверенные таким образом документы не будут рассмотрены налоговым органом как надлежащие копии (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 19.01.2015 № Ф03-5752/2014).
В случае представления незаверенных копий налогоплательщик может столкнуться с тем, что налоговый орган составит акт об обнаруженном правонарушении, предусмотренном статьей 126 НК РФ, повторно запросит документы (особенно, если в представленных незаверенных копиях им найдены ошибки).
Как представляются копии документов на бумажном носителе?
Способами представления истребуемых документов являются личное представление, представление через представителя, направление документов по почте заказным письмом.
Налогоплательщику также рекомендуется сохранять доказательства представления документов (информации). Это может быть:
— расписка налогового органа в получении истребуемых документов по описи;
— почтовая документация в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи от 31.07.2014 № 234.
При представлении документов в электронной форме по ТКС таким документом является квитанция о приеме, подписанная электронной подписью должного лица налогового органа.
В случае истребования документов в ходе проверки, которая проводится на территории налогоплательщика, может ли налогоплательщик, изготовив копии, предоставить их в распоряжение налогового органа на своей территории?
Строго говоря, такого способа исполнения требования в НК РФ не содержится.
Судебная практика исходит из системного толкования статей 89 и 93 НК РФ: истребованные документы должны быть представлены по месту проведения проверки. Данное условие выполняется:
— при проведении проверки на территории налогоплательщика;
— при представлении документов по месту проведения проверки, где согласно статье 89 НК РФ должны находиться должностные лица налогового органа;
— при получении инспекцией письма налогоплательщика о готовности истребуемых документов.
При наличии этих обстоятельств обязанностью проверяемого лица является обеспечение для налогового органа возможности своевременного получения документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 18.02.2013 по делу № А29-4831/2012, постановление ФАС Московского округа от 05.06.2013 № А40-78313/12-91-433).
Но информирование налогового органа о подготовке копий документов и их нахождении на территории налогоплательщика не является надлежащим исполнением требования о представлении документов, если проверка приостановлена (определение Верховного Суда от 09.02.2015 № 304-КГ14-7880).
В письме ФНС от 07.08.2015 № ЕД-4-2/13892@ сказано, что в период приостановления проверки налогоплательщик должен представить документы в тот налоговый орган, который указан в требовании о представлении документов (информации).
Обязательно ли представлять на бумаге документы, которые были составлены в электронном виде?
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган по ТКС в порядке, установленном приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным ФНС форматам, представление документа на бумажном носителе производится в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.
Для каких документов утверждены форматы?
Возможность представления документов в xml-формате установлена для следующих документов:
— счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок, дополнительный лист книги покупок, книга продаж, дополнительный лист книги продаж (форматы утверждены приказами ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@, от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@);
— документ о передаче товаров при торговых операциях (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
— документ о передаче результатов работ, документ об оказании услуг (формат утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
— акт приемки-сдачи работ (услуг), товарная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.
В виде сканированных образов могут быть представлены:
— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);
— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— акт приемки-сдачи работ (услуг);
— счет-фактура, в том числе корректировочный;
— товарно-транспортная накладная;
— товарная накладная (ТОРГ-12);
— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.
В одном комплекте документов могут быть направлены как xml-файлы, так и скан-образы (письмо ФНС от 23.12.2016 № ЕД-4-15/24784).
Документы, представляемые в электронной форме по ТКС, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами значительно расширен.
На практике прием документов в виде скан-образов по ТКС в электронной форме осуществлялся налоговой инспекцией с использованием типа документооборота «Обращение».
С 15 января 2018 года приказом ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096@ введен формат документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (утвержден приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@).
Данный формат обеспечивает направление в электронной форме документов как в виде xml-файлов, так и в виде скан-образов документов в ответ на требование налогового органа о представлении документов (письмо ФНС от 03.04.2018 № ЕД-4-15/6280@).
Код вида документа указывается в соответствии со Справочником, утвержденным приказом ФНС от 27.10.2016 № ММВ-7-6/583@.
Оформление дел и передача их на архивное хранение
Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).
Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).
Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- архивный шифр дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).
Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).
Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
подпись и расшифровка подписи;
дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».
Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет
Ольга Савко
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Акция
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
Акция
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
